El proyecto Risk Evolution surgió debido a la necesidad de contar con una solución que garantice el cumplimiento de las regulaciones de los organismos de control, dentro de un margo eficiente y eficaz. Esta herramienta fue desarrollada a la medida de los procesos internos de la organización, dentro de sus necesidades y particularidades para la administración del riesgo legal. Para cumplir con este objetivo, el software se desarrolló como un módulo adicional de un sistema de gestión documental destinado a gestionar procesos y riesgos operativos.
Para Andrés Santacruz, Especialista Senior de Riesgo Operativo y Continuidad del Negocio de un banco importante del Ecuador, los puntos más destacados del proyecto incluyeron la integración de grupos multifuncionales y la colaboración para diseñar documentos funcionales alineados con los procesos reales de la empresa. Se priorizó asegurar que el software se adaptara a las necesidades operativas, evitando el error común de ajustar los procesos al software.
Andrés indicó que a través de la comunicación mantuvieron una motivación constante de los equipos de trabajo con reuniones de valor para todas las partes interesadas y el uso correcto de metodologías ágiles como Scrum, permitiendo ver resultados en cada interacción y facilitando el desarrollo efectivo de la herramienta desde cero. “Con el uso de metodologías y modelos de gestión de proyectos, se logra una asignación eficiente de recursos y se maximiza el impacto de las iniciativas tecnológicas y la consecución de objetivos empresariales a largo plazo”.
Objetivo
Desarrollar una solución innovadora que facilite la adaptación a los cambios regulatorios, mejore la colaboración entre equipos y agilice el proceso de implementación de normativas en el sector financiero.
Solución
El software Risk Evolution contó con el aporte de ideas, colaboración e integración de múltiples áreas funcionales de Contraloría, Legal, PMO, Riesgo Operativo, GSF y Tecnología de la institución financiera. Esta colaboración garantizó la consideración de todos los aspectos relevantes y la optimización de sus funcionalidades.
Al ofrecer distintos flujos de trabajo lograron construir una solución integral que automatizó y optimizó el proceso de gestión de cambios regulatorios e introdujo una nueva forma de abordar y priorizar los cambios normativos en toda la organización.
La puesta a producción del proyecto involucró rigurosas pruebas técnicas que abarcaron desde la validación de datos hasta la verificación de la interacción con un sistema existente de manera que se garantice su correcto funcionamiento y cumplimiento normativo.
Además de los aspectos técnicos, se tuvo en cuenta la cultura organizacional durante la implementación. Se realizaron esfuerzos para comunicar y explicar la adopción del nuevo sistema entre los equipos y departamentos involucrados. Se fomentó la capacitación y proporcionó el apoyo necesario para asegurar una aceptación generalizada del cambio y una transición exitosa ya que el alcance de la herramienta llega a todas las áreas de la organización.
Beneficios
Eficiencia y ahorro de tiempo.
El sistema ofrece a los usuarios una herramienta centralizada y automatizada para administrar los cambios normativos. Esto ahorra tiempo al eliminar la necesidad de realizar procesos manuales tediosos para seguimiento, coordinación y documentación. Además, al disponer de flujos específicos para cada tipo de cambio, se agiliza su implementación y se reducen los tiempos de respuesta, lo que incrementa la eficiencia operativa en la gestión de cambios regulatorios.
Cumplimiento normativo mejorado
La implementación del software asegura la identificación, priorización y gestión de los cambios regulatorios en toda la organización y garantiza el cumplimiento normativo y la reducción de riesgos.
Mayor colaboración y transparencia
El software fomenta la colaboración entre los diferentes equipos y departamentos involucrados en la gestión de cambios regulatorios. Al contar con un sistema centralizado, se promueve la coordinación y el intercambio de información relevante. Esto mejora la transparencia en los procesos y facilita la toma de decisiones informadas, al tiempo que fortalece la colaboración y cohesión dentro de la organización
Participantes del proyecto dentro de la entidad financiera:
- Líderes del Proyecto: Víctor Terán, Contralor y Andrés Santacruz, Especialista Senior de Riesgo Operativo y Continuidad del Negocio.
- Dany Espinoza, Gerente de Riesgo Operativo.
- Carla Ochoa y Jhonny Bermeo, especialistas Senior De Riesgo Operativo y Continuidad del Negocio.
- Diego Aguirre y Marisa Falaschini, Oficiales de Contraloría Senior.
- Fernando Cabrera, Gerente legal.
- Chavaleth Alarcón, Gerente de GSF
- Irene Cárdenas, Analista GSF
Proveedor: BSOFT Developers: Alexandra Ocampo, gerente de Proyectos y Diego Suárez, programador.
