Por Patricio Arias , CIO , Adelca
La implementación de nuevas tecnologías tiene una gran incidencia en la gestión del cambio de una organización, desde la forma en que se realizan las tareas y procesos, adopción y hábitos de los colaboradores, renovación de las estructuras y cultura de la organización.
La adopción de nuevos sistemas, migración o actualizaciones afectan la manera en que se hacen las cosas. Si la empresa está acostumbrada a trabajar de cierta manera, un cambio puede ser visto como una amenaza. De modo que es importante que la organización gestione adecuadamente el cambio, comunique claramente los beneficios y las oportunidades que se esperan de la implementación de nuevas tecnologías.
La colaboración entre el área de Gestión Humana y el CIO (Chief Information Officer) es esencial para el éxito de cualquier proyecto en una organización. Una relación abierta y continua entre ambas direcciones posibilita una sincronización y actualización de puntos de interés. La sinergia entre el CIO y el equipo de Gestión Humana resulta esencial para el éxito de cualquier proyecto en la organización. De allí, la necesidad de la colaboración, trabajo en equipo, comunicación abierta para lograr una implementación exitosa de cualquier proyecto en la organización.
Pero también es imprescindible identificar los roles y responsabilidades de cada área y sus miembros, hablar de las habilidades necesarias de manera que los colaboradores se adapten a los nuevos entornos tecnológicos y de gestión. Es importante definir el impacto de la gestión del cambio y la manera en que este afectará al personal de la organización, minimizar este impacto a través de medidas que permitan una transición suave.
Cuando una organización decide implementar cambios en sus procesos, sistemas o estructura, es normal que genere incertidumbre y nerviosismo en las áreas de incidencia por lo que resulta necesario conformar equipos que pueden ser de gestión del cambio o de gestión de talento que trabajen de manera proactiva para preparar a los usuarios sobre lo que viene, identificar necesidades y solucionar problemas que puedan surgir durante la implementación.
El área de Gestión de talento humano debe preparar el camino, minimizar el impacto que pueden tener los cambios en los colaboradores.
En nuestra experiencia, la estrategia que ha resultado efectiva es comunicar de manera clara y oportuna los cambios. Desarrollar campañas de expectativas sobre los beneficios que se obtendrán, conformar grupos focales con cada una de las áreas afectadas para escuchar sus inquietudes y sugerencias. De esta manera, los colaboradores se sienten parte del proyecto, se involucran de manera activa en el proceso de cambio y consecuentemente, se minimizan los efectos negativos y alcanzar una implementación más efectiva y exitosa.
Una de las áreas de mejora en la colaboración entre el área de Gestión Humana y el CIO es la necesidad de definir las prioridades y objetivos de cada área, ya que, en muchas ocasiones, no son los mismos. El área de Gestión Humana suele tener un enfoque diferente al IT o proyectos, por lo que se requiere un equilibrio para lograr una alineación efectiva.
Además, es común que en la interacción entre estas áreas exista una barrera relacionada el lenguaje técnico puede ser complejo y difícil de comprender para algunos colaboradores. Por lo tanto, es fundamental aterrizar el lenguaje y conocimiento técnico a las necesidades de todos los involucrados.
Otro desafío a abordar es la resistencia al cambio que surge cuando se implementan nuevos procesos, incluso si son sencillos. Para enfrentar este desafío, es fundamental trabajar de manera alineada y enfocarse en resolver los problemas y necesidades de los colaboradores, a fin de lograr una implementación exitosa. Además, transmitir a la organización que los cambios o implementaciones no son proyectos de tecnología sino del negocio.
En este sentido, la cooperación entre el área de Gestión Humana y el CIO ayudará a lograr una gestión efectiva del cambio en la organización.
La cultura y colaboración son elementos que una organización debe tener para abordar los cambios organizacionales, y con ello, trabajar de manera global en la toma de decisiones sobre la implementación de soluciones, que no necesariamente deben ser tecnológicas, sino cambios en los procesos o su actualización.
Los CIO tienen un rol estratégico, estamos inmersos en todos los procesos de la organización, buscamos en cada proyecto el beneficio para el negocio estableciendo una hoja de ruta que evalué el costo-beneficio.
