Antecedentes
El Ordeño, empresa ecuatoriana con más de 300 colaboradores, afrontaba el reto de modernizar y digitalizar la gestión del ciclo de vida de su personal. La organización enfrentaba un problema estructural: la administración fragmentada, manual y con poca trazabilidad de la documentación generada a lo largo del ciclo de vida del empleado.
Desafío
El reto fue integrar la información relacionada de los empleados —contratación, evaluaciones, ascensos, capacitaciones, beneficios, desvinculación, entre otros procesos— que estaba distribuida en distintos departamentos (Recursos Humanos, Legal, Finanzas, Seguridad Industrial, entre otros). Esta dispersión generaba duplicidad, retrasos y riesgos de incumplimiento normativo.
Objetivo
Implementar un módulo web de gestión del ciclo de vida del empleado, integrando a Recursos Humanos, Legal, Finanzas y Seguridad Industrial en un solo sistema.
Solución
La compañía implementó un módulo web para sus colaboradores, diseñado para administrar de forma integrada, segura y eficiente la información generada durante el ciclo de vida del empleado. Esta solución respalda los objetivos de transformación digital y sostenibilidad de la empresa, al reducir el uso de papel y fortalecer la trazabilidad de la gestión documental.
Resultados e impacto
- Acceso inmediato y seguro a sus documentos laborales desde cualquier dispositivo autorizado.
- Optimización de procesos administrativos en RR.HH., Legal y Finanzas.
- Cumplimiento normativo, minimizando riesgos legales y reputacionales.
- Reducción de costos logísticos asociados a archivo, impresión y almacenamiento físico.
Factores de éxito
- Respaldo estratégico de la alta gerencia, que impulsó la iniciativa como parte de la visión de transformación organizacional.
- Cultura organizacional orientada a la adopción digital, con apertura al cambio y capacitación continua.
- Diseño colaborativo del sistema, incorporando las necesidades y flujos de trabajo de todas las áreas involucradas.
- Establecimiento de políticas claras para la gestión documental, alineadas con la normativa laboral y de protección de datos.
- Acompañamiento técnico y metodológico durante la implementación, asegurando una transición fluida y sostenible.
- Monitoreo y mejora continua, con indicadores de desempeño que permiten evaluar y ajustar el sistema según las necesidades emergentes.
Participantes.- El Ordeño: Sponsor del proyecto: Sebastián Espin, Jefe de Sistemas
David Morales, Kevin López, Desabolladores.
Adriana Andrade, Jefa de Gestión Humana; Johana Ramos, Coordinadora Administrativa; Sandra Vivar, Jefa de Bienestar Social.
