Velar por el manejo correcto de los recursos de la compañía requiere de conocimiento, entendimiento de la estrategia de la organización y la experiencia para ejecutar acciones participativas.
La preparación de un presupuesto nace de una idea clara, dice Diana Chávez, Gerente de Contabilidad de Chubb Seguros. Antes de involucrar a las distintas áreas del negocio, es necesario alinear el presupuesto a la estrategia de la empresa, “entendiendo los pilares de la estrategia y planes de la compañía, el análisis de las tendencias, la realidad local y construir un presupuesto que apunte a cumplir objetivos”
La elaboración de un presupuesto debe ceñirse a los cambios del entorno, ser flexibles y tomar en cuenta los imprevistos macroeconómicos, políticos, etc., con la claridad del conocimiento del negocio y análisis de la información. La ejecutiva de Chubb Seguros menciona que el plan presupuestal de la organización se lo analiza y discute desde la alta gerencia tanto a nivel global, regional y se enriquece de los colaboradores, construyendo una hoja de ruta para su cumplimiento.
Sobre la tecnología en la estructura y definición de un presupuesto, indica que aunque no es parte del proceso definitivamente, apoya a los procesos y debe ir acompañada de la experiencia y conocimiento del talento humano. “No servirá de nada, tener un magnífico sistema si no se cuenta con la capacidad de análisis, conocimientos del negocio para un asesoramiento adecuado”
“Solo desde el entendimiento del negocio se puede hacer una buena planificación”
Para reducir la complejidad al momento de elaborar un presupuesto, Diana Chávez, señala la importancia de:
- Entender con claridad las metas y estrategias organizacionales.
- Estimación de ingresos considerando el entorno, la competencia, etc.
- Conocer los presupuestos de gastos (fijos, variables, generales)
- Análisis detallado de tiempo, costo de los proyectos.
- Contar con reservas técnicas para imprevistos
- Análisis de flujos de efectivo y del plan financiero.
- Tomar acciones oportunas respecto de las desviaciones.
Buenas prácticas
- Interconexión de sistemas para contar con datos de calidad y de forma oportuna para apoyar la toma de decisiones de corrección
- Manejo rápido de simulaciones para enfrentar los cambios
- Analizar los proyectos y nuevas necesidades a través de un Business case de retorno de inversión
- Análisis interno sobre fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades
- Control, seguimiento y revisión del plan original y realizar los ajustes necesarios
