La estrategia define la eficiencia de las herramientas

Por Oscar Benavidez, CIO del Colegio Menor de Quito.

La irrupción repentina del COVID-19 fomentó y aceleró los cambios sociales y económicos y la vida de las personas. Las empresas están cambiando sus modelos de negocio para asegurar su continuidad, y justamente esta necesidad exige herramientas tecnológicas adecuadas para mantener un nivel de productividad acorde a los nuevos requerimientos del mercado.

Los entornos cada vez más digitales empuja la adopción de nuevas herramientas para apalancar la productividad de las organizaciones. No existe una buena o mala herramienta tecnológica de productividad, todo depende del giro de negocio, pero la condición de accesibilidad, es decir que no está sujeta a una marca específica, sea «web enable» y segura con el potencial de trabajar con diferentes tipos de dispositivos y mantener una trazabilidad de acciones (logs) son indispensables.

Las empresas se están dando cuenta que el trabajo remoto es una alternativa viable para continuar con sus actividades, independientemente de los problemas que puedan surgir en el entorno, y para esto, las herramientas como videoconferencias y ofimática en la nube permiten trabajar efectivamente conectados desde cualquier lugar orientados hacia un mismo proceso u objetivo.

Básicamente, el teletrabajo ha fomentado el uso intensivo y la mejora de herramientas de colaboración logrando que los empleados trabajen coordinadamente para conseguir los objetivos empresariales desde cualquier lugar donde éstos se encuentren.

Sin embargo, dada la rapidez con la que se han producido todos estos cambios, toma mayor relevancia la seguridad de la información, un aspecto vital que merece atención por parte de la alta dirección.

No hay una receta exacta de herramientas o estrategias eficientes que deben considerar las organizaciones para cumplir con los objetivos del negocio, pero si hay elementos importantes. Partiendo de que la tecnología es un catalizador del negocio se deben juntar algunos elementos para hacer posible la productividad. Por un lado, las herramientas tecnológicas deberían brindar conectividad y facilitar la gestión a través de conexiones de calidad, dispositivos adecuados y aplicaciones para trabajo remoto; y por otro lado, soluciones digitales o sistemas para el manejo de los procesos, los servicios, los clientes y en general todas las actividades de la empresa.

En la actualidad, tenemos una invasión masiva de herramientas y aplicaciones que prometen solucionar todos problemas de las empresas, sin embargo, en base a mi experiencia, lo más importante es la estrategia que cada empresa defina frente a una adopción. Un enfoque «system driven”, toma las funcionalidades del software como la base de la implementación, es decir adapta los procesos a las herramientas propiciando como beneficio el uso inmediato de la solución, aprovecha el conjunto de procesos de calidad y conocimiento que vienen embebido en estos sistemas, aunque puede requerir profundos cambios en los procesos internos de la empresa.

En la estrategia «business driven», la implementación de las nuevas soluciones toma como guía a los procesos y funcionalidades que la empresa está acostumbrada a llevar, sin embargo, se corre el riesgo de tener una nueva «solución» que hará lo mismo que se venía haciendo, y por lo tanto no se tendría mayores cambios en la operación de las empresas.

La estrategia de adopción, independientemente de la herramienta, tiene un peso mayor al analizar la productividad que se ha conseguido con una solución.  En general la adopción de cualquier herramienta impacta en toda la empresa, por lo tanto, la estrategia de adopción es fundamental.  En la experiencia, los mejores resultados a largo plazo han sido gracias a la modalidad «system driven» con la que se ha logrado una mayor estabilidad, facilita las actualizaciones y permite soporte y mantenimiento, además,

desafía a las empresas a cambiar.