Los activos tecnológicos tienen muchos responsables, pero pocas empresas gestionan de forma integral su final de vida
La falta de coordinación entre las áreas que compran, utilizan y dan de baja los equipos puede generar riesgos y, al mismo tiempo, hacer que las empresas pierdan información valiosa para medir y reportar sus avances en sostenibilidad.
Un computador puede pasar por las manos de varias áreas de una empresa durante su vida útil: Compras negocia su adquisición, Tecnología administra su uso, Finanzas controla el activo, Seguridad de Información protege los datos que contiene y Sostenibilidad puede estar encargada de reportar los impactos ambientales de la organización.
Pero cuando ese mismo equipo deja de utilizarse, una pregunta no siempre tiene una respuesta clara: ¿quién se asegura de que todo ese proceso termine de manera adecuada?
Esta falta de articulación es uno de los desafíos menos visibles de la gestión de los equipos electrónicos en las empresas. Cada área puede cumplir correctamente con su función, pero si las decisiones no están conectadas, la organización puede perder trazabilidad sobre sus equipos precisamente en el momento en que más necesita saber qué ocurrió con ellos.
La baja de equipos requiere coordinación entre áreas
La baja de un equipo suele percibirse como el último paso de un proceso administrativo: se reemplaza el computador, se actualiza el inventario y el equipo se entrega a un proveedor. Según estadísticas regionales citadas en el documento, el 97 % de los residuos electrónicos en Ecuador son manejados por el sector informal.
Sin embargo, en ese momento confluyen varias responsabilidades y la organización debe asegurarse de que los datos almacenados hayan sido destruidos irreversiblemente, que el activo esté debidamente registrado y dado de baja en los libros contables, que el proveedor que lo recibe sea adecuado y que exista trazabilidad sobre su destino posterior. También existe una dimensión ambiental: ¿qué pasará con esos equipos? ¿Son residuos peligrosos y requieren un gestor certificado?
La fragmentación no solamente genera riesgos. También puede significar una oportunidad perdida para las propias empresas. Cuando esa información no se registra de manera estructurada, la empresa pierde la posibilidad de convertir una actividad operativa en información útil para su estrategia de sostenibilidad.
Los equipos electrónicos pueden aportar datos para indicadores ambientales relacionados con generación y gestión de residuos, circularidad, recuperación de materiales y otros aspectos de desempeño ambiental. Además, una gestión adecuadamente documentada puede contribuir a fortalecer la evidencia detrás de los reportes de sostenibilidad de una organización.
La trazabilidad aporta información para sostenibilidad
Para Vertmonde, una gestión madura de los electrónicos requiere conectar las decisiones que actualmente suelen estar distribuidas entre diferentes áreas. Esto significa que la gestión de los equipos tecnológicos debería comenzar incluso antes de su adquisición y continuar durante todo su ciclo de vida: compra, uso, mantenimiento, renovación, reutilización, baja y gestión final.
¿Qué área interviene en la gestión del activo tecnológico?
| Área | Responsabilidad |
|---|---|
| Compras | Criterios de sostenibilidad y desempeño de proveedores. |
| Tecnología | Información y seguimiento de los activos. |
| Finanzas | Trazabilidad de las bajas contables. |
| Seguridad de Información | Protocolos de destrucción de datos. |
| Sostenibilidad | Indicadores y evidencia para la estrategia ambiental. |
En este modelo, Compras puede incorporar criterios de sostenibilidad y desempeño de proveedores; Tecnología puede mantener información sobre los activos; Finanzas puede asegurar la trazabilidad de las bajas; Seguridad de Información puede establecer los protocolos para destrucción de los datos; y Sostenibilidad puede convertir los resultados de esa gestión en indicadores y evidencia para la estrategia ambiental de la organización.
La gestión de electrónicos puede convertirse en información para tomar mejores decisiones. La creciente presión sobre las empresas para demostrar sus avances ambientales hace que contar con información verificable sea cada vez más importante.
Los equipos electrónicos representan una oportunidad todavía poco aprovechada. La pregunta deja entonces de ser únicamente:
“¿Qué hacemos con nuestros equipos cuando dejan de funcionar?”
Y pasa a ser:
“¿Cómo podemos gestionar todo su ciclo de vida de manera responsable y convertir lo que aprendemos de ese proceso en mejores decisiones para la empresa y para el ambiente?”
Sobre Vertmonde
Vertmonde es una empresa ecuatoriana especializada en la gestión técnica y responsable de residuos electrónicos y activos tecnológicos. A través de soluciones de economía circular, trazabilidad, seguridad de información y educación, trabaja para impulsar una gestión más sostenible de los electrónicos y contribuir a la construcción de un Ecuador Libre de E-Waste.
