La firma electrónica ha permitido trasladar al entorno digital numerosos procesos que anteriormente dependían del papel y la presencialidad. Sin embargo, cuando un documento requiere revisión, aprobación o firma de varias personas, el desafío no termina con la firma.
El intercambio de archivos mediante correo electrónico o aplicaciones de mensajería puede generar diferentes versiones de un mismo documento y dificultar el seguimiento de quién lo recibió, revisó o firmó. Por ello, la gestión documental digital comienza a abarcar el ciclo completo del archivo, desde su envío hasta su conservación.
Entre los aspectos que deben considerarse está la posibilidad de mantener a los diferentes participantes dentro de un mismo flujo, conocer el estado de cada documento y evitar que las versiones queden distribuidas entre distintos canales.
Diego Cevallos, subgerente comercial de Security Data, señala que la digitalización debe considerar no solo la firma, sino también la creación, envío, seguimiento y conservación del documento.
La centralización de estos procesos permite identificar documentos pendientes, mantener una versión definitiva y disponer de un respaldo digital una vez concluido el trámite. Esto resulta especialmente relevante en procesos como contratos, operaciones de crédito, matrículas y autorizaciones, donde pueden intervenir varias personas.
La gestión documental digital plantea así un siguiente paso después de la adopción de la firma electrónica: integrar el documento dentro de un flujo que permita mantener trazabilidad desde su creación hasta su archivo y consulta posterior.
