Gestión de proyectos SAP mediante metodologías ágiles 

Andersson Astete, Gerente Regional de EBIM 

Una gestión efectiva de proyectos tecnológicos va mucho más allá de cumplir un cronograma o un presupuesto. Se trata de mantener el control en entornos cambiantes sin perder ritmo ni calidad en la entrega. Para lograrlo, es clave anticipar riesgos, tener visibilidad real del avance y asegurar que cada iteración genere valor tangible para el negocio. 

La claridad en los objetivos, la comunicación continua y la disciplina operativa suelen marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una implementación. Es común ver proyectos bien planificados que se complican por falta de trazabilidad o decisiones tardías. Cuando un equipo no cuenta con herramientas visuales, como tableros actualizados o rutinas de control efectivas, la alineación se pierde y el foco operativo se diluye. 

La cultura organizacional también juega un papel central. Las empresas que fomentan la retroalimentación y la mejora continua suelen mantener equipos cohesionados y clientes más comprometidos, incluso en proyectos complejos. 

La agilidad aplicada a SAP 

Los proyectos SAP requieren un nivel de coordinación mayor al de otros sistemas. Cada módulo está conectado con procesos críticos del negocio, y cualquier ajuste técnico o funcional puede tener un impacto transversal. Por eso, gestionar un proyecto SAP demanda un trabajo conjunto entre consultores, usuarios clave y áreas de negocio, bajo un enfoque que combine rigor metodológico con flexibilidad operativa. 

Las metodologías ágiles aportan transparencia, colaboración y capacidad de adaptación. Sin embargo, la agilidad en SAP no puede aplicarse de forma improvisada: debe alinearse a las particularidades del sistema, a sus ciclos de transporte, a sus dependencias entre módulos y a los entornos regulados donde suele operar. 

En nuestra experiencia, los marcos híbridos como SAP Activate, apoyados en prácticas ágiles de Scrum y herramientas visuales como Kanban, permiten mantener el control del proyecto sin perder velocidad ni capacidad de ajuste. La agilidad aplicada a SAP implica trabajar en ciclos breves, con entregables funcionales verificables en cada etapa. 

Modelo MAIM-SAP: agilidad práctica y medible 

A partir de estas necesidades, y tras múltiples implementaciones en la región, desarrollé el modelo MAIM-SAP, una metodología híbrida que integra prácticas de SAP Activate, Scrum y Kanban bajo un enfoque estructurado, visual y adaptable. 

El modelo se apoya en cuatro componentes operativos: 

• Fit to Standard Workshops, que permiten definir el alcance real desde etapas tempranas y mejorar la estimación. 

• Backlog Refinement, donde se priorizan y detallan los requerimientos para reducir la incertidumbre y evitar cambios no controlados. 

• Resource Management, para equilibrar cargas, optimizar la capacidad del equipo y mantener el flujo estable. 

• Daily Stand ups + Kanban, que dan trazabilidad diaria, exponen bloqueos y facilitan decisiones rápidas. 

En una implementación del módulo SAP FI, por ejemplo, desarrollamos un proceso automatizado de notificaciones de pago. Bajo un enfoque tradicional, este trabajo pudo tomar varios meses. Con una dinámica ágil, organizamos iteraciones semanales con entregas funcionales que el cliente validaba en tiempo real. Las pruebas comenzaron desde la primera semana y, al cierre, el tiempo total del proyecto se redujo en un 40 %. 

Otro caso, en SAP MM, consistió en optimizar el flujo de solicitudes de compra. La participación del usuario en los refinamientos semanales redujo casi a la mitad el tiempo de pruebas y aceleró la adopción en producción. 

En promedio, los proyectos gestionados con MAIM-SAP han mostrado mejoras significativas en cumplimiento de cronograma y reducción de sobrecostos. Al corregir errores dentro del sprint, y no al final, se evita el retrabajo y se acelera la entrega de valor. 

EBIM: agilidad aplicada a la realidad empresarial 

En EBIM, la agilidad forma parte del trabajo diario. Adaptamos los principios de SAP Activate a la realidad de cada organización y los combinamos con dinámicas ágiles que fortalecen la coordinación entre consultores, técnicos y áreas de negocio. Todo el equipo trabaja sobre un mismo tablero, con una misma cadencia y con reglas claras, lo que mejora la trazabilidad, la estimación y la toma de decisiones. 

Además, medimos los proyectos con indicadores orientados al valor, no solo métricas internas. Cada entrega se vincula con un resultado concreto para el cliente, lo que nos permite asegurar impacto real desde etapas tempranas. 

Entre las prácticas consolidadas destacan: 

• Sprints con validación funcional del usuario final. 

• Reuniones diarias de 15 minutos centradas en desbloquear impedimentos. 

• Tableros Kanban compartidos entre cliente y equipo. 

• Refinements semanales donde negocio y TI priorizan en conjunto. 

• Retroalimentación formal al cierre de cada iteración para capturar aprendizajes. 

Estas dinámicas permiten entregar proyectos más predecibles, fortalecer la relación con el cliente y mantener equipos motivados. Cuando la agilidad se aplica con criterio, se convierte en una forma de trabajo que mejora la comunicación, la calidad del entregable y la experiencia de todos los involucrados. 

En los proyectos SAP, la diferencia no está en “usar una metodología”, sino en aplicarla con propósito: para crear valor, reducir incertidumbre y conectar la tecnología con las necesidades reales de la organización.