La empresa de retail de belleza inició su ruta de automatización desde procesos contables en su ERP y hoy amplía ese camino con iniciativas basadas en RPA, logrando mayor eficiencia operativa.
Puntos de interés
- Automatizando el área de Contabilidad a través del ERP
- Una puerta abierta a nuevos proyectos
- Los resultados de esta primera fase de automatización
- Automatizar para transformar la operación
Grupo Dipaso es una empresa ecuatoriana de retail dedicada a la importación, distribución y comercialización de productos de belleza, con la propuesta de que el cliente no solo adquiera un maquillaje, sino que reciba asesoría y una experiencia diferenciada, apoyada en iniciativas de innovación dentro de sus puntos de venta.
Eddie Suárez, coordinador de Tecnología, señala que el rol del área de TI es de un acelerador de eficiencia y habilitador de tecnologías de automatización para transformar procesos manuales críticos que generan cuellos de botella en flujos más ágiles y escalables.
Para Suárez, la automatización suele percibirse como un proceso complejo que requiere grandes presupuestos y tecnología avanzada, pero no siempre es así. “Al iniciar este camino, en Dipaso rompimos ese paradigma”, dice. “No es indispensable contar con grandes inversiones ni con herramientas de última generación para comenzar a automatizar. Existen procesos pequeños, que a simple vista parecen poco relevantes, pero que al ser automatizados generan impactos en la operación.
Automatizando el área de Contabilidad a través del ERP
A lo largo del tiempo, señala Suárez, en Dipaso “hemos desarrollado diversos proyectos. Un paso importante en este proceso fue la migración a la nube, ya que la automatización también demanda capacidad de procesamiento y una infraestructura que permita escalar las soluciones”.
Un proyecto que es considerado como punto de partida hacia la automatización avanzada son las acciones tomadas en el área de Contabilidad, y en el trabajo operativo de conciliaciones y registro de facturas. Señaló que en Dipaso, el volumen de transacciones con tarjeta de crédito es alto, lo que genera una carga operativa considerable.
Comenta que la automatización del área contable–financiera se convirtió en una prioridad, al tratarse de un proceso crítico. “Implementamos conciliaciones automáticas de vouchers y registros bancarios, así como el registro automatizado de facturas de comisiones bancarias. Automatizar este proceso permitió manejar de forma eficiente una carga operativa que antes demandaba un gran esfuerzo manual”, indicó el ejecutivo de TI.
El proceso incluyó integración bancaria a través de buzones SFTP, la creación de un repositorio de datos y la generación de archivos intermedios que luego se cargaban al ERP. A partir de esa carga, el sistema ejecutaba de manera automática la conciliación, agrupaba y comparaba la información, y registraba los asientos contables, logrando una automatización completa del flujo.
Comenta que el proyecto contó con la participación de un key user del área de Contabilidad, la jefa de Procesos y el área de TI combinando el conocimiento operativo del negocio con la capacidad técnica necesaria para desarrollar la solución.
Una puerta abierta a nuevos proyectos
El presupuesto inicial del proyecto fue limitado, al igual que el tiempo asignado para su ejecución. Por esta razón, no se desarrolló inicialmente con tecnología RPA, sino de forma nativa sobre el ERP de la organización.
Esta iniciativa marcó el inicio de una serie de proyectos de automatización. Aunque no se implementó inicialmente con tecnología RPA, sus resultados generaron la confianza necesaria para que la organización abriera el camino hacia el uso de RPA en proyectos posteriores.
Actualmente la organización cuenta con tres proyectos desarrollados con tecnología RPA. Uno de ellos está relacionado con el proceso de crédito directo. En este caso, el cuello de botella se encontraba en la recaudación bancaria, ya que el asesor debía descargar manualmente el estado de cuenta y luego registrar ese pago en el sistema.
Para el presente año se han definido cinco nuevos proyectos de automatización, que forman parte del plan de trabajo tecnológico de la organización. De estos, dos están orientados a los procesos de logística y abastecimiento, mientras que los restantes se enfocan en el área de retail.
Los resultados de esta primera fase de automatización
- Las conciliaciones diarias pasaron de 31 a 322.
- El tiempo por conciliación se redujo de 16 minutos a 109 segundos.
- Anteriormente se registraban 200 facturas en un periodo de tres días; con la automatización, la misma cantidad se procesa en aproximadamente 120 segundos.
Automatizar para transformar la operación
Eddie Suárez señala que uno de los principales aprendizajes de ir hacia la automatización fue entender que la automatización está al alcance de cualquier organización. “Este proyecto permitió cambiar una visión previa que asociaba la automatización únicamente con tecnologías de última generación. La experiencia demostró que, como líderes de TI, es posible generar cambios importantes partiendo de los recursos disponibles: el equipo humano, el conocimiento del negocio, la experiencia operativa acumulada y las capacidades tecnológicas ya existentes, como el propio ERP”.
Además, sostuvo que es necesario superar el temor relacionado con el impacto de la automatización en el empleo. Las tareas repetitivas se reducen, pero el talento se redirige hacia actividades de mayor valor para la organización. La automatización libera tiempo y capacidades que pueden destinarse a iniciativas más estratégicas.
La recomendación principal, dice, es atreverse a iniciar. “No depender exclusivamente del presupuesto o de herramientas específicas para dar el primer paso”.
