Las tecnologías disruptivas y el outsoucing de servicios.

Con la participación de líderes de IT de distintos segmentos e industrias, IT ahora, desarrolló el conversatorio sobre Outsourcing de servicios. En nuestro segmento de Estrategia, Tecnología y Negocios nos acompañaron: Moisés Pascual, CIO y CTO de Grupo Futuro; Javier Gómez, Gerente de Tecnología y Seguridad de la Información de Unacem; Juan Cabrera, CIO de General Motors; Juan Carlos Játiva, Gerente de Tecnología y Procesos de Corporación Maresa; Santiago González, Jefe de Tecnología de Hospital Solca; Leonardo Arévalo, Gerente de Transformación Digital de Corporación Proauto; Natalia Saavedra, Líder de Infraestructura del IESS; Fabián Íñiguez, subdirector Nacional de la Dinardap; Christian Escobar, Gerente de Tecnología de Corporación GPF.

Además, contamos con la presencia de ejecutivos de Lexmark, Ana Moreno, gerente de Territorio Ecuador, Mayling Ojeda, directora Regional de Ventas de la región Multicountry Norte, Venezuela, Colombia y Ecuador y Paulo Santos, gerente de Servicios Profesionales de México y MCN.

Se abordaron experiencias sobre el uso de cloud, outsourcing de impresión, y la manera en que las organizaciones adoptan modelos de uso de tecnología para reducir sus costos fijos, así como la adopción de conceptos de Responsabilidad Social Empresarial, RSE, relacionado con el consumo de recursos.

Para Moisés Pascual, CIO y CTO de Grupo Futuro, la impresión es una manera de consumir contenidos y las nuevas tecnologías como blockchain, smart contracts y el uso de tokens no fungibles (NFT) transformarán la forma en que se consume y comparten documentos y contenidos. Señala que la forma tradicional en que se ha consumido contenidos está cambiando por experiencias inmersivas, que buscan vivir los contenidos a través de la realidad mixta, aumentada y realidad virtual, a través de los cuales, se logra niveles de retención del 90%.

Aunque la industria de la impresión se verá afectada por las nuevas tecnologías, su evolución responde a varios factores. Juan Carlos Játiva, Gerente de Tecnología y Procesos de Corporación Maresa, señaló que la capacidad de innovación tecnológica es más rápida que la adaptación de los individuos, empresas y las leyes, de manera que la transformación de la impresión está sujeta a múltiples factores de índole regulatorios, generacional, cultural y la capacidad tecnológica en las empresas.

Al respecto Santiago González, jefe de Tecnología de Solca, indica que en el sector salud, existen muchas limitaciones y desafíos. Aunque la normativa está cambiando, aún existen disposiciones en relación a la presentación de documentación impresa para las auditorías.  Para poder cobrar por las atenciones brindadas, es necesario entregar documentación escrita y física, generando alrededor de 500 mil hojas cada mes, además de la carga administrativa adicional. En este sector debido a los formatos y operatividad los registros médicos se completan manualmente y es en este punto donde el escaneo de la documentación es importante.

Javier Gómez, coincide en que las empresas todavía requieren de impresión y buscan servicios adicionales que generar valor y den mayor importancia en temas de seguridad. Además, menciona que la disminución de los niveles de impresión es un asunto de consciencia humana, reducir el consumo de recursos naturales pensando en reutilizar y no deforestar es pensar en sostenibilidad. “Las marcas de impresión hacen su esfuerzo incorporando tecnología en sus productos para ahorrar energía, pero aún falta reducir las brechas sobre los aspectos legales”.

Mayling Ojeda, directora Regional de Ventas de la región Multicountry Norte, Venezuela, Colombia y Ecuador, afirma que todas las marcas realizan un esfuerzo por tener un impacto menor en el ambiente y aportar a las acciones de RSE de las empresas. “Queremos cambiar la idea de ver a las impresoras como un dispositivo de salida y aprovechar las capacidades de escaneo de documentos o imágenes para su digitalización”.

La impresión es una necesidad común en muchas organizaciones, considerada como un comodity que contribuye a la reducción de costos. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías, como la impresión en la nube y la externalización de servicios, las empresas ahora pueden acceder a servicios especializados que les permiten mejorar la eficiencia de sus procesos de impresión.

Para Juan Cabrera, CIO de General Motors, la gestión de la impresión en la nube ofrece una opción eficiente para reducir los costos asociados a esta área. Sin embargo, su implementación exitosa depende de la disponibilidad de herramientas adecuadas, como alertas, seguimiento de cambios y mantenimiento de equipos. “Al externalizar esta gestión a personal especializado a través de un outsourcing, se alivia la carga de trabajo de la administración interna y se aprovechan los conocimientos y experiencia de expertos en el campo”.

De su parte, Leonardo Arévalo, Gerente de Transformación de Corporación Proauto, señala según su experiencia que, al implementar procesos de digitalización, es crucial considerar tres aspectos clave: el outsourcing de impresión, la digitalización y la firma electrónica. Mediante el outsourcing de impresión, la empresa puede transferir la depreciación de equipos al OPEX, lo cual resulta en ahorros significativos. Para la digitalización se aprovecha los mismos equipos, se establecen flujos de trabajo digitales y finalmente, se puede implementar la tercera fase, que es la firma electrónica. Todo este proceso debe ir acompañado de un cambio cultural en la organización. “El outsourcing de impresión contribuye a optimizar los procesos y el control de los recursos, y dado que todo se encuentra en la nube, esto se refleja en el gasto”.

Christian Escobar, Gerente de Tecnología de Corporación GPF, hizo referencia a la decisión de externalización de servicios de impresión, que en la organización es un tema de comodity, es decir que esté disponible al mejor costo sin dejar de lado, aspectos de sostenibilidad, los cuales están arraigados en los principios y cultura organizacional de la compañía. Señaló que han avanzado en la digitalización y las conversaciones que tecnología tiene están orientadas a la estrategia y el análisis de otro tipo de herramientas y acciones para aportar a las decisiones corporativas.

Paulo Santos, gerente de Servicios Profesionales de México y MCN de Lexmark, habló de la evolución de la tecnología de impresión de convertir imágenes o documentos escaneados en textos editables y procesables a incorporar funciones avanzadas de extracción e indexación de información, flujos de aprobación digital, entre otros. Indicó que, aunque el volumen de impresión pueda disminuir, todavía está lejos de desaparecer por completo, y lo que ha pasado es que se ha adaptado para aprovechar nuevas tecnologías de administración en la nube y la disponibilidad de servicios a través del outsourcing.

En el sector público, se proponen iniciativas desde las áreas tecnológicas para adaptarse a nuevas tecnologías como la nube, sin embargo, existen mayores desafíos como los cambios frecuentes de autoridades, presupuestos que no se asignan y aspectos regulatorios que poco a poco se van adaptando a las nuevas realidades.

Natalia Saavedra, líder de infraestructura del IESS, mencionó que la institución está sujeta a normativas que impedían subir la información a la nube, no obstante, dice que han subido algunos servicios en la nube, aunque por costos los servicios continúan en servidores físicos de la institución, además, dijo que mantenían una nube híbrida para el correo electrónico. Señaló que ha mejorado la seguridad a través de outsourcing, pero otras decisiones como el outsourcing de impresión en la nube se han detenido por el cambio de autoridades.

De manera general, el estado a través de iniciativas impulsadas a través del Mintel, ha desarrollado acciones que beneficien a los ciudadanos. Fabián Íñiguez, subdirector Nacional de la Dinardap, señaló algunas acciones desarrolladas como la interoperabilidad entre instituciones para la simplificación y digitalización de trámites institucionales en todo el sector público para reducir procesos repetitivos y el requerimiento de copias de cédula de identidad a los ciudadanos en las instituciones públicas. Además, agilidad y reducción de tiempos en entrega de préstamos en el BIESS, modificación de la Ley Código Ingenios, incorporar aspectos de mejora en la Ley de Transformación Digital y Audiovisual, entre otros.

Señaló que es importante ordenar los recursos existentes de cada institución para pensar en outsourcing de impresión, impulsar la digitalización y la firma electrónica teniendo en mente la necesidad de cambiar la cultura de las personas para asumir nuevos procesos.

Ana Moreno, directora Comercial de Lexmark en Ecuador, destaca las acciones que el fabricante está llevando a cabo para aplicar nuevos conceptos y tecnologías en la transformación de la impresión. A través de la externalización de servicios, Lexmark busca satisfacer proactivamente las necesidades del usuario y resaltar las soluciones y tecnologías disponibles. Moreno subraya el compromiso de Lexmark con la responsabilidad social y hace hincapié en la normativa de responsabilidad extendida sobre los productos, que abarca desde el fabricante hasta el usuario final. En este contexto, sugiere reconsiderar los aspectos a evaluar al revisar y analizar una Solicitud de Propuesta (RFP) o propuesta de servicios.

Conclusiones:

• Al tomar decisiones sobre la adquisición de servicios, es común se prioricen los costos y se elija al proveedor que ofrezca la mejor disponibilidad, sin tener en cuenta aspectos futuros como la responsabilidad social empresarial (RSE).
• Las empresas deben tener en cuenta en sus procesos aspectos de RSE.
• El IoT es una tecnología emergente en el desafío de las empresas por integrar el papel y lo digital.
• La externalización del servicio de impresión permite que las empresas centren sus recursos y esfuerzos en su negocio principal.
• Los servicios de gestión de impresión han dado énfasis a la nube y aprovechar las ventajas que ofrece
• Antes de realizar cambios en los procesos de impresión es necesario llevar a cabo una medición y evaluación exhaustiva.
• Si se opta por un servicio administrado, se establece un gobierno que permite monitorear si se cumplen los requisitos y objetivos establecidos y realizar ajustes o cambios si es necesario.
• La impresión y la digitalización están cada vez más interconectadas con otros sistemas y dispositivos por lo que resulta necesario implementar prácticas de seguridad en el entorno de impresión.
• Para algunas entidades del estado con grandes volúmenes de información migrar a la nube aún puede resultar costoso, pero es un proceso que se lo impulsa desde el gobierno.