Conclina: liderazgo y cultura factores de éxito en la estrategia de implementación

Conclina, es un holding empresarial con más de 36 años, se ha consolidado a lo largo de su trayectoria como un referente en la transformación de los servicios de salud. El grupo está conformado por el Hospital Metropolitano, Humana empresa de medicina prepagada y Metrored, servicio de atención ambulatoria y consulta externa.

Eduardo Sáenz, Director de TI habla de la selección de herramientas de productividad atadas a la estrategia. “Como grupo estamos en un proceso acelerado de transformación digital para continuar liderando la transformación de los servicios de salud en el país. En ese sentido, nos encontramos trabajando muy fuerte en la renovación de nuestro sistema core (HIS y ERP) y adicionalmente en la implementación de herramientas de productividad que complementen su funcionalidad para así poder brindar servicios digitales innovadores en beneficio de nuestros pacientes”.

Menciona que en el caso del Hospital Metropolitano trabajan en un gran proyecto de implementación de la historia clínica digital, para esto han seleccionado un nuevo HIS (Health Information System) y ERP (Enterprise Resource Planning) de avanzada con los más altos estándares tecnológicos y de seguridad.

Alrededor de estos nuevos sistemas, se han incorporado herramientas de productividad tales como Microsoft Office 365, Teams, Power BI, Power Automate y Kayzala, creando un ecosistema digital para servir de mejor forma al cliente interno como externo.

Los factores críticos en la adopción e implementación de herramientas de productividad son varios. Para el ejecutivo de IT, el usuario primero debe entender el beneficio de utilizar las diferentes herramientas y cómo estas soportan a la estrategia del negocio, este es un pilar muy importante dentro de nuestra cultura organizacional. En segundo lugar tenemos que “lograr que el usuario se empodere de la implementación y se sienta parte del cambio, esto lo motiva y genera el compromiso que es fundamental en la transcición”. Asimismo, se requiere una buena capacitación de los usuarios para que exploten al máximo el potencial de la herramienta y finalmente,  hacer seguimiento en la post implementación para evidenciar los resultados positivos y corregir de ser el caso, problemas o errores puntuales.

Eduardo Sáenz, hace referencia a la estrategia utilizada en la creación del ecosistema de productividad para permitir el flujo de la información de forma ágil y segura, complementario a la implementación del nuevo HIS y ERP.  Trabajaron en la expansión del uso de ofimática con herramientas de Microsoft 365, fomentaron la protección de la información con el uso del gestor documental líder en el mercado como Sharepoint. Además lograron  la automatización de flujos a través de Power Automate y RPA.

La Intranet del Hospital Metropolitano de nombre Metrocloud, nació utilizando el concepto de embajadores digitales, que son los mismos colaboradores de los diferentes departamentos quienes diseñaron los portales de información de cada área. “Son ellos, los embajadores digitales, quienes junto con el resto de usuarios hacen que el portal crezca y sea la fuente principal de las noticias de la organización”

Apunta que la cultura y liderazgo en la organización incide en la adopción exitosa de una herramienta de productividad. Señaló el apoyo del staff gerencial y el liderazgo de la Alta Dirección como elementos fundamentales, sumados a un trabajo de comunicación y gestión con la aplicación de metodologías como ADKAR, Awarness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement. De igual manera, un modelo de gestión de cambio organizacional que posibilita la medición de la adopción de las nuevas herramientas digitales para hacer los ajustes necesarios y garantizar el éxito del proceso de transformación digital ha sido clave.