Proyecto: Digitalización del proceso de negocio de Estudio actuarial de jubilación patronal e indemnizaciones laborales

ACTUARIA es la empresa líder en el campo de la consultoría actuarial y empresarial en el Ecuador. Desde 1986, cubre las necesidades crecientes de las empresas con asesoría en el campo de beneficios indirectos para empleados y en especial, lo referente a valoraciones actuariales de pasivos laborales.

Debido a la alta demanda del estudio actuarial de beneficios de jubilación patronal y desahucio, la compañía formó un equipo de desarrollo in house para automatizar los procesos de negocio desde la toma de datos por parte del cliente, su cálculo y validación, la composición de los informes asociados al estudio así como la entrega digital y segura del estudio actuarial.

En el proceso tradicional, el cliente enviaba la información a Actuaria a través de una hoja de cálculo en Excel. Para solucionar problemas de retrasos en la entrega de los estudios actuariales debido a la falta de validación inicial de los datos por parte del cliente, se desarrolló una aplicación web. La primera versión fue presentada a fines de 2019 y su rediseño y reingeniería en 2020 incorporó una validación exhaustiva de datos, agilizando la tarea de los técnicos y la entrega de los informes.

Actualmente, el proceso de validación se realiza de forma automática y en línea permitiendo que el cliente corrija cualquier error antes de iniciar el pedido. Así mismo, la ventaja es que el técnico puede realizar el estudio con datos correctos, mejorando así los tiempos de entrega.

Con la reingeniería y mejoras del portal, se logró en la temporada 2020-2021, un incremento del 40% en el ingreso de los pedidos por el portal. De este porcentaje, el 55% de pedidos se procesó sin tener que solicitar al cliente correcciones en el archivo de datos, reduciendo el tiempo de procesamiento de los pedidos en al menos 5 días desde que ingresa el pedido hasta que el técnico finaliza el estudio.

La propuesta de la aplicación web que sirve como portal para los clientes dispone de funcionalidades de:

1. Autoservicio. Los clientes ingresan sus pedidos en cualquier momento, de una manera segura usando tecnologías web.
2. Automatización de la validación del archivo de nómina y la toma del resto de datos necesarios para calcular el estudio actuarial, facturar y realizar el envío.
3. Retroalimentación inmediata al cliente sobre los problemas en los datos reportados.
4. Entrega de notificaciones para el cliente sobre el estado de su pedido.
5. Habilitación del pago en línea de los estudios.
6. Establecer una base para digitalizar el resto de productos y servicios de Actuaria.

El proyecto ha demostrado tener un efectivo impacto en el proceso de negocio permitiéndole a la compañía continuar con su proceso de transformación digital. Con la automatización  se mejora la calidad del servicio y la experiencia del cliente.

Finalmente, a través de este proyecto se ha consolidado el Departamento de IT de ACTUARIA en la estrategia del negocio y adquiere un rol directo en la generación de valor.

Participantes del proyecto

• Iván Ramírez, Subgerente Pasivos Laborales
• Germán Franco, Subgerente Comercial
• Doménica Quiñones, Coordinadora Senior Innovación y Desarrollo
• Cristhian Mejía, Analista de Desarrollo de Tecnologías de Información
• Lenin Torres, Coordinador de Tecnologías de Información