La selección de soluciones y proveedores tecnológicos requiere evaluar las necesidades del negocio, la integración con los sistemas existentes, la seguridad, el soporte y los costos durante todo el período de uso.
Las experiencias de líderes de Tecnología recogidas en las ediciones de IT ahora muestran que la selección de una solución tecnológica va más allá de comparar funcionalidades y precios. La integración con los sistemas existentes, el acompañamiento del proveedor, la adopción de los usuarios y los costos posteriores a la implementación también forman parte de la decisión.
Antes de revisar productos, demostraciones y propuestas económicas, la organización necesita definir qué problema quiere resolver, qué proceso espera mejorar y qué resultados permitirán evaluar la inversión.
El orden importa. Primero se identifica la necesidad del negocio; después, los procesos involucrados y, finalmente, las capacidades tecnológicas requeridas. La respuesta puede incluir software, infraestructura, servicios especializados o una combinación de estos componentes.
Una definición imprecisa puede llevar a comparar alternativas que resuelven problemas diferentes. También puede trasladar al proveedor decisiones que corresponden a la organización, como establecer prioridades, determinar el alcance o definir los resultados esperados.
Tecnología interviene antes de la contratación
La búsqueda de una solución puede originarse en Finanzas, Operaciones, Comercial, Talento Humano u otra área usuaria. Sin embargo, Tecnología necesita participar desde los primeros acercamientos con los proveedores para revisar la viabilidad de la propuesta y su relación con el entorno existente.
Esta intervención permite identificar requerimientos de integración, infraestructura, datos, seguridad y soporte que podrían no aparecer durante una demostración funcional. También ayuda a determinar qué capacidades puede administrar el equipo interno y cuáles tendrán que contratarse como servicio.
Esta evaluación compartida reduce la posibilidad de adquirir herramientas que funcionen de manera aislada, dupliquen capacidades existentes o requieran inversiones adicionales que no fueron consideradas inicialmente.
También permite establecer criterios comparables. Todas las propuestas deberían responder a un mismo conjunto de requerimientos, casos de uso y resultados esperados. Sin esta base, la decisión puede concentrarse en la presentación comercial, el precio inicial o la cantidad de funcionalidades, sin determinar su utilidad para la organización.
Las demostraciones y pruebas de concepto pueden aportar información sobre el funcionamiento de una solución, siempre que se desarrollen a partir de situaciones representativas de la operación. La evaluación debe permitir comprobar si la herramienta responde a los procesos, volúmenes de información y condiciones que encontrará durante su uso.
La integración determina la viabilidad operativa
Una solución puede cumplir con los requerimientos funcionales y encontrar dificultades al conectarse con las aplicaciones corporativas. ERP, CRM, sistemas financieros, bases de datos y plataformas heredadas forman parte del entorno con el que deberá convivir.
La capacidad de integración es uno de los criterios que deben considerarse al seleccionar socios tecnológicos para proyectos de modernización. También intervienen la experiencia comprobada, el soporte, la flexibilidad, el cumplimiento normativo, el precio, la escalabilidad y el tiempo requerido para incorporar nuevas capacidades a la operación.
La evaluación también debe identificar si existen capacidades que pueden aprovecharse dentro de la arquitectura actual. Incorporar una nueva plataforma sin revisar las herramientas disponibles puede generar duplicidad de funciones, mayores costos de administración y nuevas dependencias tecnológicas.
La revisión debe incluir las condiciones de seguridad. Es necesario precisar dónde se almacenarán los datos, qué personas o sistemas tendrán acceso, cómo se administrarán las identidades y qué responsabilidades corresponden al proveedor.
También deben establecerse mecanismos para respaldar la información, responder ante incidentes y recuperar la operación. Cuando intervienen servicios de nube o plataformas administradas por terceros, resulta necesario delimitar las responsabilidades de seguridad y continuidad entre las partes.
La evaluación necesita considerar la capacidad de crecimiento, los requerimientos adicionales de infraestructura y los costos asociados.
La relación con el proveedor continúa después de la implementación
La puesta en producción representa una etapa de la relación con el proveedor. Después comienzan actividades relacionadas con la capacitación, el soporte, la medición del desempeño, la atención de incidentes y la evolución de la solución.
El acompañamiento puede comenzar durante el diagnóstico y continuar con la integración, personalización y capacitación. Sin embargo, su alcance también debe considerar la adopción de los usuarios y las necesidades de mejora que aparecen durante la operación.
Por esta razón, los niveles de servicio deben acordarse antes de contratar. La organización necesita conocer los horarios de soporte, los canales de atención, los tiempos de respuesta y resolución, los procedimientos de escalamiento y las responsabilidades frente a interrupciones.
Estos compromisos deben responder a la importancia que tiene la solución para el negocio.
La transferencia de conocimiento también forma parte de la evaluación. El proveedor debe precisar qué documentación entregará, cómo capacitará a los usuarios y administradores y qué grado de autonomía tendrá el equipo interno después de la implementación.
La continuidad del proveedor y de la solución requiere atención. La organización debe conocer cómo podrá recuperar sus datos, qué condiciones se aplican al finalizar el contrato y qué alternativas tendrá si necesita cambiar de plataforma.
Del catálogo a la evaluación
El Catálogo TIC 2027 de IT ahora reúne información de empresas, soluciones y servicios tecnológicos, organizada por categorías para facilitar la identificación de alternativas disponibles en el mercado.
La información permite conocer la oferta de proveedores en diferentes especialidades y constituye un punto de partida para las organizaciones que buscan soluciones de software, infraestructura, servicios tecnológicos y capacidades especializadas.
Cinco preguntas antes de elegir un proveedor tecnológico
- Necesidad del negocio: ¿Qué problema debe resolver la solución y cómo se medirán sus resultados?
- Integración: ¿Cómo se conectará con los sistemas, procesos y datos existentes?
- Responsabilidades: ¿Qué actividades asumirán el proveedor y el equipo interno durante la implementación y operación?
- Costo total: ¿Qué inversiones serán necesarias durante todo el período de uso, además del precio inicial?
- Continuidad: ¿Qué condiciones de soporte, recuperación de datos y salida contractual tendrá la organización?
