Graiman, es parte del Grupo Industrial Graiman, que agrupa a 12 empresas en los segmentos de manufactura, industria, comercio y de servicios. La habilitación tecnológica sigue la línea estratégica bajo un modelo de gobierno de tecnología alineado a la visión del grupo.
Uno de los primeros saltos hacia la propuesta de innovación fue invertir y migrar el sistema central con una nube administrada, mejorar las plataformas de conectividad y seguridad y actualizar los sistemas de colaboración y productividad. Andrés Vinueza, Gerente Corporativo de Proyectos y Tecnología de Grupo Industrial Graiman, indicó que dieron un gran salto, “Antes teníamos versiones antiguas con recursos dedicados a administrar el servidor de correo interno con Microsoft Exchange, Skype for Business y servidores de archivos y no había nada parecido a Teams”. “Con los cambios, IT tiene la posibilidad de destinar más tiempo para agregar valor al negocio”, dijo.
Bajo el concepto de movilidad y nube, desde hace tres años, cambiaron progresivamente hacia Microsoft 365 mejorando la productividad con las aplicaciones de Office 365 aprovechado y potenciando las herramientas de SharePoint, Yammer, Planner, Microsoft Forms, Power Apps y Power Automate.
Hace dos años, implementaron Teams y se ha convertido en el centro neurálgico del trabajo en equipo para compartir archivos, conversaciones, videoconferencias en la organización, además, con la herramienta de colaboración Yammer desarrollaron proyectos internos e impulsaron formalmente los temas de educación y capacitación; y con Planner se han apoyado para hacer el seguimiento de los modelos Kanban y Scrum utilizados en la organización.
Además, con el potencial de Power Automate con Sharepoint desarrollaron una solución interna para el manejo de facturas de todo el grupo. A través del uso de formularios se envía los datos necesarios y el registro efectivo de cada factura. También, han desarrollado para la fuerza de ventas chatbots, con Azure y Teams, que gestiona información como disponibilidad de productos, precios e información de recursos humanos para los colaboradores del grupo. Adicionalmente, aprovecharon la integración de procesos y generación de Apps a través de PowerApps para la consulta de stock en tiempo real por medio del escaneo de código QR y etiquetado en todos los productos de Graiman localizados en sus diferentes tiendas, conectado a su ERP.
Para Vinueza, la migración de archivos con SharePoint, tuvo mayores desafíos debido a la gran cantidad de información generada y almacenada durante más de 20 años de la organización, la misma que estaba alojada en un servidor de datos, sin embargo, dijo se logró gestionar bien y a tiempo gracias a su aliado estratégico Cloud360.
Soluciones utilizadas durante la pandemia
Durante la pandemia, el uso de las herramientas de productividad empresarial implementadas y utilizadas previamente, permitió a la organización generar estrategias apalancadas en el potencial de cada herramienta de la suite de Microsoft. Por ejemplo, desarrollaron talleres de capacitación diarios de hasta 150 personas como parte de la estrategia de mercadeo para hablar de gestión y portafolio de productos. Se agilizó la adopción del teletrabajo e hicieron uso de Microsoft Bookings para programación y agendamiento de citas con diseñadores y vendedores en tienda sin romper el aforo permitido. Además, a SharePoint se incorporó un sistema de tiempos que permite a Recursos Humanos, realizar el seguimiento de tiempo y actividades que realiza un colaborador.
Cloud360, el aliado estratégico
Andrés Vinueza, Gerente Corporativo de Proyectos y Tecnología de Grupo Industrial Graiman, menciona que al iniciar el proyecto buscaban un partner externo que administre la plataforma bajo una relación a largo plazo y cambiar el modelo de un gran Capex a un servicio administrado. Con Cloud360 establecieron esa sinergia y es el aliado estratégico en la migración e implementación de Microsoft 365, en la administración y entrega de soporte. “Lo importante en la elección de Cloud360 fue que establecimos una relación a largo plazo que crece con nosotros, y no nos equivocamos porque ha funcionado muy bien”
Mejora y optimización de procesos
En un trabajo colaborativo entre el departamento de tecnología, los usuarios de las distintas áreas de Graiman y el soporte de un proveedor tecnológico externo como Cloud360 permitió identificar los cuellos de botella en los distintos procesos y definir una solución. Ítalo Pérez, Jefe de Trade Marketing-Mercadeo de Graiman señala que mejoraron los procesos logísticos de entrega de muestras gracias a la implementación de Power Automate y la creación de un formulario de requerimientos y solicitudes. “Con esta solución se agilizaron los procesos y mejoraron los tiempos de respuesta hacia nuestros clientes internos que necesitaban las muestras de productos”, indicó.
“Tuvimos una sinergia interesante con el área de tecnología y Cloud 360 y hemos visto que Microsoft 365 tiene un sinnúmero de aplicaciones para facilitar nuestra gestión: optimiza procesos, mejora los tiempos de ejecución y minimiza los tiempos operativos”
Preparados para el futuro
Hasta el momento, hemos roto el mito sobre la nube y estamos listos para embarcarnos en proyectos que agreguen valor al negocio, indica el ejecutivo. “Tenemos proyectos para la habilitación digital y finalmente la transformación digital en un programa que lo denominamos GIG 4.0 o Grupo Industrial Graiman 4.0 donde a futuro prevemos gestionar en servicios de nube toda la transaccionalidad de las empresas, la planificación de almacenamiento, cadena de suministro, sistemas de administración de almacenes y bodegas y en la planta incorporar IoT para la generación de reportes automatizados”.
Cloud360 debido a su crecimiento, posicionamiento y especialización de soluciones en el mercado hoy en día se transforma en Grupo360 conformada por un amplio grupo de especialistas innovadores dedicados a brindar soluciones de negocio apoyados en la transformación digital, conformada por Cloud360, Data360 y Social360
