Qualipharm trabaja en la estrategia de datos para optimizar operación 

La compañía estructura la captura, validación y análisis de información en sus procesos productivos, integrando tecnología, control de calidad del dato y participación de los equipos para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.

Puntos de interés

• Todo empieza con la cultura
• Integración tecnológica y analítica
• Calidad de los datos

Qualipharm es una industria farmacéutica ecuatoriana con 17 años de trayectoria, dedicada al desarrollo, fabricación y suministro de soluciones para el sector salud. Desde hace seis años, la compañía inició un proceso gradual de adopción tecnológica, acompañado por el desarrollo de una cultura organizacional orientada al uso responsable de la información.

Worman Andrade, Jefe de IT, señala que la necesidad de mejorar los procesos internos y contar con información más precisa sobre la operación, junto con el crecimiento de la organización, impulsó iniciativas como la captura sistemática de datos en los procesos productivos, identificar con mayor claridad los tiempos de producción, la eficiencia de las líneas y los cuellos de botella.

La implementación de tecnología permitió registrar información en cada etapa de la producción, desde el ingreso de materias primas hasta el empaque final del producto. Este nivel de visibilidad, explica, facilitó analizar la utilización de equipos, los tiempos de trabajo de los colaboradores y los costos asociados a cada proceso.

“Con esta información podemos determinar la capacidad real de la planta y evaluar la posibilidad de ajustar turnos o incrementar la capacidad operativa”, indica.

Uno de los principales beneficios se refleja en la planificación del mantenimiento de equipos. “Cada máquina tiene un número determinado de horas de operación. Hoy podemos monitorear ese uso y programar mantenimientos preventivos antes de que ocurran fallas, reduciendo paradas no programadas y mejorando la continuidad de la producción”.

La información generada también ha contribuido a optimizar los tiempos de entrega, con menor consumo de recursos, reducción de horas extras y una mejor organización del trabajo en planta.

Todo empieza con la cultura

El desarrollo de esta estrategia involucró al área de tecnología junto a un equipo multidisciplinario integrado por producción, procesos, logística, administración y finanzas. Cada área participa en distintas etapas del flujo de información, donde los datos generados por un departamento se convierten en insumos para el siguiente.

Antes de implementar herramientas tecnológicas, la organización trabajó en la construcción de una cultura de datos. En etapas iniciales, muchos registros se realizaban manualmente, lo que generaba errores al momento de transcribir la información.

Para resolverlo, se desarrollaron procesos de concientización sobre la importancia de la calidad del dato. “Cada persona es responsable del dato que ingresa y del resultado que genera”, explica Andrade.

Además, comenta que, con la incorporación de herramientas tecnológicas, la empresa logró reducir entre un 40 % y 50 % los errores asociados al ingreso manual de información.

Los colaboradores comenzaron a percibir el uso de datos como una herramienta que facilita su trabajo, y no únicamente como un requisito administrativo.

Integración tecnológica y analítica

Desde el punto de vista tecnológico, la organización consolidó su infraestructura mediante la implementación de un ERP como SAP Business One e integró los procesos de sus distintas áreas y centralizó la información en una única plataforma.

Sobre esta base se incorporaron herramientas de inteligencia de negocios como Power BI, que permiten analizar los datos y generar tableros de control orientados tanto a la gestión operativa como estratégica.

Andrade señala que estas soluciones se encuentran directamente conectadas al ERP, lo que garantiza que, a medida que la información se actualiza en el sistema, los tableros reflejen dichos cambios en tiempo real. Esto facilita que las áreas operativas y la alta dirección dispongan de información oportuna y precisa para la toma de decisiones.

También utilizan como complemento a su ecosistema tecnológico herramientas estadísticas como Minitab, especialmente en procesos de calidad y validación dentro del entorno de la producción farmacéutica.

La compañía ha impulsado el desarrollo de capacidades internas, promoviendo la capacitación de mandos medios para que puedan desarrollar sus propios tableros y utilizar la información en sus decisiones operativas, fortaleciendo así una cultura orientada a datos.

Calidad de los datos

Worman Andrade explica que toda la operación gira alrededor del ERP, por lo que la calidad de la información se convierte en un factor crítico. “Si la información no está actualizada o no está depurada con un buen manejo de datos maestros, los resultados simplemente no serán los esperados”, afirma.

La gestión se sustenta en procedimientos definidos dentro del sistema de calidad, que establecen cómo validar la información antes de que ingrese al sistema central.

“El sistema nos proporciona una hoja de ruta clara. Antes de realizar cualquier cambio debemos analizarlo, validarlo y, una vez aprobado, iniciar el levantamiento de requerimientos”, señala.

El ejecutivo explica que cuando un tercero ingresa información desde el área comercial, utiliza formularios estandarizados que integran controles diseñados para minimizar el error humano desde el origen.

Una vez registrados, los datos pasan por una capa intermedia donde se ejecuta un análisis automático para validar la consistencia de la información.  Este mecanismo permite corregir la información antes de que llegue al sistema principal, con el objetivo de que los datos ingresen al ERP completamente depurados y listos para su uso en los procesos operativos y de análisis.

Adicionalmente, señala que la organización está evaluando herramientas basadas en inteligencia artificial para fortalecer estos controles. Estas soluciones, dice podrían identificar errores ortográficos, problemas de redacción o inconsistencias en la denominación de medicamentos o reactivos ingresados manualmente, elevando aún más los estándares de calidad de la información.

La empresa continúa evaluando nuevas herramientas que fortalezcan la analítica de datos, optimicen los procesos y refuercen la seguridad de la información.

Para Andrade, la verdadera transformación en la gestión de datos no comienza con la tecnología, sino con las personas. “Todo parte del colaborador: es ahí donde nace una cultura de datos sólida, consciente y responsable. Sobre ese cimiento se integran las plataformas, no como un fin, sino como habilitadores reales de valor”, concluye, dejando claro que la ventaja competitiva no está en las herramientas, sino en cómo las organizaciones piensan, gestionan y viven sus datos.