Imptek: Cultura de procesos en la definición y adopción de soluciones.

Imptek-Chova del Ecuador es una empresa ecuatoriana líder en la región de la costa del Pacífico Sur, en el desarrollo, la fabricación y comercialización de productos y sistemas de impermeabilización innovadores para la construcción. En marzo, el grupo francés Saint-Gobain adquirió una parte importante de sus acciones, dando inicio de una nueva etapa para la compañía.

Imptek que ya venía trabajando con una cultura de procesos, está ahora enfocada en generar sinergias con los nuevos estándares de la multinacional francesa.

Cristian Vélez, gerente de Tecnología de Imptek, señala que a lo largo de la historia de la compañía, Imptek ha demostrado una notable capacidad de adaptación y aprendizaje, cualidades que han facilitado su integración con Saint-Gobain, una empresa que aporta nuevas perspectivas y procesos. “Ahora, el reto está en cómo adaptar nuestros procesos para cumplir, mejorar nuestras áreas y evaluarnos como parte de un grupo corporativo”.

El ejecutivo menciona que vienen trabajando en una cultura de procesos lo que significa que la organización vive y respira procesos en cada una de sus actividades. “Para garantizar la calidad de nuestros productos y servicios todas las áreas internas comparten la misma mentalidad y filosofía e implica un cambio de mentalidad”.

Crear una organización de procesos estuvo liderada por el área de IT y Procesos conformando equipos de trabajo e involucrando a colaboradores con conocimiento de los procesos, que los entienden, los analizan y los gestionan para finalmente, materializarlos.

Uno de los factores clave para el éxito de este proyecto fue el respaldo y la participación activa de la gerencia general y una gestión desde el área de TI y Procesos, para certificar a todo el personal en metodología Lean Six Sigma. “Trabajamos en la implementación de una estructura de procesos, formación de facilitadores internos, con lo que logramos reducir costos de capacitación y convertir este modelo en una escuela interna de procesos. Ahora, buscamos que cada nuevo empleado adquiera esta mentalidad de procesos, asegurando que todos hablen el mismo idioma, desde el nivel operativo hasta los niveles superiores”, señala Cristian Vélez.

El impacto de esta iniciativa es que, al proponer un proyecto de mejora, ahora se comienza por el análisis del proceso, lo que aplica a todas las áreas, ya que están capacitadas y comparten el mismo lenguaje. Para el área de IT, esto significa que su rol pasa a ser el de acompañar y apoyar en la materialización de las mejoras, compartiendo la responsabilidad de la innovación con los líderes de cada área, quienes ahora se empoderan de sus propios procesos.

Para Cristian Vélez, la creación de una cultura de procesos surge de la necesidad de reducir las deficiencias en la gestión de proyectos, que se debían a la falta de claridad y robustez en los procesos. Señala que, para que las herramientas tecnológicas sean efectivas, es fundamental que los procesos estén bien definidos y optimizados. Vélez enfatiza que los procesos deben ser el punto de partida tanto en la definición de proyectos como en la adopción de soluciones.

El ejecutivo de IT reflexiona sobre los procesos y la adopción de soluciones, y señala que es común implementar soluciones tecnológicas para resolver los problemas de las áreas sin tener claridad en los procesos, lo que extiende los tiempos y aumentan los recursos necesarios. “No tener procesos claros dificulta la adaptación de las herramientas. De manera que la dinámica es primero fortalecemos los procesos y luego implementamos las herramientas tecnológicas necesarias. Esto ha resultado en proyectos más rápidos y eficientes, con menos recursos y mejores resultados, demostrando que muchos problemas pueden resolverse optimizando procesos”.

Cristian Vélez señala que para construir una cultura de procesos se analizaron las deficiencias, estableció diálogos con todas las áreas y definieron una gobernanza de procesos. “Antes, cada área los gestionaba a su manera y, aunque funcionaba, creo que al contar ahora con un orquestador que supervisa y garantiza su cumplimiento, se ha facilitado mucho el trabajo y la alineación entre ellas”.

Para Cristian Vélez: “si no pensamos en los procesos, las soluciones tecnológicas a menudo se convierten en sueños que terminan en fracasos de proyectos. Según cifras mundiales señalan que alrededor del 70% de los proyectos fracasan, y esto ocurre porque se implementan procesos con deficiencias. Un proceso defectuoso siempre generará un resultado deficiente”.

Aunque el área de TI sigue siendo un generador de iniciativas, es fundamental revisar los procesos internos para identificar problemas y evitar inversiones tecnológicas innecesarias. El verdadero reto es lograr que los procesos sean el “input” para generar nuevos proyectos exitosos.

Para Vélez, los beneficios de una cultura de procesos tienen un impacto positivo, especialmente en la implementación de proyectos tecnológicos debido a que los recursos internos se convierten en usuarios o key user que conocen los procesos y pueden identificar fallas, lo que permite que las áreas colaboren activamente con IT. En lugar de que solo IT impulse las iniciativas, las áreas ahora asumen un rol proactivo, lo cual es muy beneficioso para los proyectos. “Un ejemplo reciente es la automatización de un proceso de ventas con IA, que nació directamente de la misma área de ventas. Esto permite que IT se enfoque en las necesidades prioritarias de cada área, optimizando los recursos. A nivel de herramientas, ahora se entiende que no es necesario invertir en soluciones satélite costosas, sino en aquellas que realmente generen valor para el negocio”.