Optimización en la gestión de proveedores: del proceso manual a la digitalización

Por Rafael Andrade, Gerente Comercial de Grupo EBIM 

¿Cuánto tiempo dedica su empresa a revisar comprobantes y gestionar proveedores manualmente? ¿Cómo afectan estos procesos a la eficiencia y costos operativos?  

Muchas organizaciones siguen dependiendo de tareas manuales propensas a errores, afectando la agilidad de los procesos. 

Uno de los mayores desafíos en la gestión de proveedores es la validación de comprobantes. En muchos casos, el área contable debe revisar cada archivo, verificar su información y registrarlo manualmente. Este procedimiento no solo demanda tiempo y esfuerzo, sino que incrementa el riesgo de errores y retrasos en la programación de pagos. 

Otro reto es la evaluación de proveedores. El negocio depende de una red confiable de suministradores para garantizar la entrega de materiales y servicios en el momento adecuado. Sin embargo, cuando el proceso de selección y homologación no está automatizado, la empresa enfrenta demoras en la aprobación, falta de visibilidad sobre la calidad de los proveedores y una gestión ineficiente de la documentación requerida. 

A pesar de que algunas organizaciones han implementado herramientas para automatizar ciertas tareas, muchas actividades siguen dependiendo de procesos tradicionales. Según el estudio sobre Tendencias y Prioridades IT Ecuador 2025 presentado recientemente por IT ahora, las áreas de Contabilidad y Finanzas tienen un rango moderado de automatización (49,38%), pero un 22,49% de sus procesos aún no están digitalizados. 

Aquí es donde la digitalización marca la diferencia. No solo optimiza la gestión de comprobantes y proveedores, sino que permite una mayor integración de la información de manera que la información fluya de manera ordenada dentro de la empresa. La digitalización transforma el flujo completo de información, asegurando procesos más eficientes y estratégicos. 

Una solución digital bien implementada permite que los proveedores registren sus comprobantes directamente en una plataforma, validándolos de acuerdo con reglas predefinidas. Con este modelo, el área contable recibe documentos ya verificados, lo que reduce la necesidad de revisiones manuales y elimina tareas repetitivas. Además, la integración con el sistema ERP permite que los comprobantes estén disponibles en tiempo real, facilitando su procesamiento sin retrasos. 

La automatización también impacta la evaluación de proveedores. Una plataforma digital permite que cada proveedor suba su información de manera estructurada, facilitando la comparación de ofertas y agilizando su homologación. De esta forma, el área de logística o el equipo responsable del maestro de datos pueden tomar decisiones informadas y garantizar que solo proveedores calificados formen parte de la red de la empresa. 

La adopción de herramientas digitales genera un impacto directo en la productividad. Se estima que la automatización disminuye entre un 60 y un 65% el tiempo dedicado a tareas operativas dentro del área contable. Esta optimización genera un ahorro financiero, pero a la vez, permite que el talento humano se enfoque en actividades estratégicas que aporten valor a la organización. 

La adopción de estas herramientas requiere un cambio y la adaptabilidad de los usuarios para aprovechar el potencial de cada herramienta. Para una adopción sin fricciones es importante una estrategia de gestión del cambio para que los equipos adopten nuevas soluciones y aprovechen sus ventajas. Definitivamente, las empresas con un mayor grado de digitalización logran integrar estas herramientas de manera más ágil, mientras que aquellas con un nivel de madurez digital más bajo necesitan estrategias que faciliten la transición. 

En cualquier caso, en Grupo EBIM, contamos con equipos especializado y soluciones como eSupplier para ayudar a las empresas a digitalizar sus procesos. eSuppier es una solución digital diseñada para optimizar la interacción con proveedores. Funciona tanto en plataformas web como en dispositivos móviles, permitiendo automatizar y agilizar procesos clave dentro de la empresa. 

Una de sus principales ventajas es la capacidad de personalización, adaptándose a las necesidades de cada negocio. Si bien mantiene una estructura estándar, es posible configurar elementos específicos, como niveles de aprobación, gestión de datos y administración de documentos. Esta flexibilidad facilita su integración con los sistemas internos de cada empresa sin afectar su operatividad. Además, mejora la trazabilidad de la información y los proveedores pueden enviar comprobantes, consultar órdenes de compra y validar facturas sin necesidad de comunicarse con el área de tesorería.