La empresa Limpiecito, con 13 años en el mercado, utiliza tecnología para garantizar transparencia, eficiencia y calidad en sus servicios, en línea con los objetivos del negocio.
Para Fernando Guamán, gerente de Sistemas, el crecimiento de la organización que actualmente, reúne cerca de 500 auxiliares de limpieza y personal administrativo, demandaba procesos digitales que permitieran evidenciar el cumplimiento de los acuerdos de servicio. “Necesitábamos que las supervisiones y el cumplimiento sean visibles y accesibles tanto para el cliente como para la empresa”, afirma.
Antes de la digitalización, los procedimientos eran manuales. “Las bitácoras se registraban en papel y las supervisiones dependían de reportes físicos, lo que complicaba la tabulación de datos y la certificación de las limpiezas en tiempo real”, señala Guamán.
Para resolver estas limitaciones, Limpiecito desarrolló un sistema propio. La bitácora virtual se integró al sistema administrativo que ya incluía módulos de contratos, compras y otros procesos. El personal operativo recibió dispositivos móviles con NFC y una tarjeta con código QR. Cuando un usuario escanea el código QR, equivalente a revisar una hoja física para confirmar si el área fue limpiada. El auxiliar lee la tarjeta Mifare con el dispositivo móvil, el sistema identifica el punto de control y despliega las actividades que deben ejecutarse en ese lugar. El supervisor sigue el mismo procedimiento. De esta forma, explica, se estandarizaron las tarjetas según tipo de área: oficina, sala, quirófano u otros ambientes. “Esta estandarización permitió definir tareas específicas por tipo de servicio y mejorar la transparencia”.
La solución incluyó un dashboard con indicadores de cumplimiento y operatividad. Para desarrollar el proyecto, evaluaron tecnologías que Guamán ya había utilizado en logística. “Revisamos dispositivos móviles con NFC, tarjetas Mifare, servidores en la nube y un portal web. Estas herramientas se integraron para generar trazabilidad y reportes automatizados”. Todo esto se complementó con una solución web conectada a dispositivos Android con NFC y conectividad celular.
Entre los desafíos, Guamán menciona la limitada cobertura de datos móviles en ciertas zonas y los costos asociados a la implementación tecnológica. Aun así, los beneficios han sido evidentes. “Ahora contamos con KPIs en tiempo real que miden el rendimiento de los auxiliares y la carga de trabajo. Esto nos permitió optimizar procesos y demostrar que, en muchos casos, las exigencias superaban lo humanamente posible”. Para los clientes, el sistema entrega reportes consolidados útiles para sus áreas de seguridad y salud ocupacional, lo que fortalece la confianza en el servicio.
Sobre los aprendizajes, destaca la importancia de incluir al personal operativo: “Con una inducción adecuada y motivación, logramos integrarlos exitosamente al proceso tecnológico. Además, la transparencia ha contribuido a profesionalizar la imagen del sector de limpieza”.
Limpiecito proyecta evolucionar su sistema integrando inteligencia artificial para mejorar la interacción con clientes y automatizar procesos de atención. El desarrollo tecnológico ha sido interno. “Creamos dos aplicaciones: la bitácora virtual y un registro de novedades tipo chat que maneja estados, control de calidad y alertas en tiempo real”, detalla Guamán.
La incorporación de inteligencia artificial ha acelerado el desarrollo. “La IA nos ha ayudado a reducir de forma importante el tiempo de construcción. Trabajamos con Android Studio e integramos Gemini y ChatGPT para optimizar y crear código”, comenta. Según él, la memoria contextual de los modelos permitió avanzar más rápido en interfaces y funcionalidades. “Antes dedicábamos demasiado tiempo a investigar y adaptarnos a los cambios del API de Google. Ahora desarrollamos en una o dos semanas lo que antes tomaba mucho más. Las mejoras visuales y de interfaz también han sido notorias”. La reducción del tiempo de desarrollo ronda el 25%.
El área de IT ha extendido estas prácticas al resto de la empresa. “Capacitamos al personal administrativo para usar IA en comunicados internos, optimización de fórmulas y tareas de oficina. Y casi todas las gerencias están en un diplomado de habilidades gerenciales con IA. Buscamos alinear a toda la organización en el uso responsable y estratégico de estas herramientas”, concluye Guamán.