Por: José Caballero, Gerente General de Eclipsoft.
Una herramienta que impulsa la transformación digital de las organizaciones es la firma electrónica, que permite firmar documentos en línea garantizando la identidad del firmante y la integridad del contenido. Es el equivalente legal de la firma manuscrita, con la ventaja de poder gestionar contratos, poderes, aperturas de cuentas y otros documentos importantes desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Algunos de sus principales beneficios son:
1.Mejora en la experiencia del usuario mediante la simplificación de procesos y la eliminación de barreras geográficas
La firma electrónica reduce los pasos tradicionales de firmar documentos: no es necesario imprimir, escanear, trasladar o almacenar físicamente nada. Esto facilita que tantos procesos como colaboradores, proveedores o clientes puedan completar trámites de forma rápida y fluida. Además, abre nuevas formas de hacer negocios, ya que elimina la necesidad de estar geográficamente cerca del cliente o de contar con un punto físico; con la firma electrónica, los procesos se pueden cerrar desde cualquier lugar, ya que se puede firmar en cualquier dispositivo móvil o computadora.
2. Seguridad y confidencialidad con respaldo en la protección de datos personales
La firma electrónica garantiza que cada transacción sea segura y protegida gracias a mecanismos de encriptación y verificación de identidad que se validan con la información del Registro Civil de Ecuador.
3. Sostenibilidad empresarial al reducir el uso de papel y la huella de carbono
Al eliminar la necesidad de documentos físicos, la firma electrónica no solo reduce costos, sino que también apoya una cultura empresarial más sustentable. La desmaterialización de los procesos es una práctica clave para disminuir la huella ambiental.
4. Trazabilidad y control con registro del proceso de firma
Cada documento firmado electrónicamente genera un registro completo del proceso: quién lo firmó, cuándo y cumpliendo normas que han sido aprobadas por ARCOTEL. Esta trazabilidad sólida aporta transparencia, facilita auditorías y refuerza la credibilidad en cada transacción. Las soluciones de firma electrónica utilizan métodos de criptografía que garantizan la autenticidad del firmante y la integridad del documento.
5. Eficiencia en costos operativos
Al eliminar gastos asociados al papel, tinta, logística y almacenamiento físico, las empresas pueden redirigir recursos hacia áreas estratégicas. A esto se suma que, al digitalizar un proceso, permite que el talento humano se redireccione hacia actividades de mayor valor para el negocio.