ID4Docs RRHH es un proyecto desarrollado internamente con tecnología provista por Eclipsoft, diseñada para agilizar procesos y garantizar que las firmas electrónicas generadas cumplan con las normativas legales nacionales e internacionales.
Antes del proyecto mucho tiempo se dedicaba a la firma y recolección de contratos y documentos del personal a nivel nacional, ahora gracias a la automatización de la firma electrónica de contratos, actas de finiquito y otros documentos, el área de Recursos Humanos ha logrado un ahorro de tiempo. Esto les permite enfocarse en el crecimiento y desarrollo del personal, impulsando así el éxito de la organización.
Objetivos
Incluir todos los procesos internos de RRHH incluyendo: Autorización de roles, Contrato de trabajo, Registro de inducción, Procedimiento en caso de emergencia, Autorización de central de crédito, apertura de cuentas y otros con el fin de digitalizar más de 3000 procesos internos con sus respectivos documentos mensuales en poco más de un año de proyecto. Evitando la impresión de más de 15.000 hojas mensuales con sus correspondientes ahorros en tiempo y costos asociados.
Desafío
Implementación de una solución que elimine el uso de papel y mejore la eficiencia en tiempo y costos de los procesos de Recursos Humanos, para lo cual se implementó la generación en línea de una firma electrónica para suscribir los documentos de forma sencilla, segura y eficaz. Esto garantiza la validación legal de las firmas en los mecanismos de validación oficiales e internacionales, con aceptación legal en Ecuador
Beneficios
- El proyecto ha logrado la transformación digital de más de 8 procesos internos y externos de la empresa y un pico de más de 3000 transacciones en más de 16.000 procesos transformados digitalmente y con validez jurídica.
- Contribuye directamente con la política de Responsabilidad Social y ambiental del grupo.
- Tiempos de ejecución de los procesos más ágiles.
Factores de éxito del proyecto
- Participación del área de procesos en el levantamiento del inventario inventario de RRHH
- Involucrar al área legal con el objetivo de definir el tipo de firma electrónica a implementar en cada proceso.
- Equilibrio entre usabilidad y seguridad, convirtiendo un proceso complejo tecnológico en una experiencia sencilla para el usuario.
Participantes
Grupo El Rosado: Líder del proyecto: María Isabel Ruiz, Gerente de compensaciones y beneficios; Claudia Márquez, Gerente Proyectos Técnicos HCM.
Proveedor: Eclipsoft: Santiago Arroyo, Gerente de Nuevos Negocios; Daniel Oleas, Gerente de cuenta.