El rol de IT en el Grupo Empresarial CID conformado por empresas como Farmacid, Pharmabrand, Blenastor, Genéricos Nacionales, entre otras, abarca múltiples aspectos clave. Uno de los más importantes es la innovación y la estrategia tecnológica, asegurando que las soluciones implementadas sean eficientes y estén alineadas con las necesidades de la compañía. La gestión de IT incluye soporte, desarrollo y mantenimiento de software, así como la seguridad de la información, con políticas rigurosas de protección. Además, contribuye al cumplimiento normativo establecido por la ARCSA de Ecuador en temas relacionados con tecnología y protección de datos.
Mónica Lafuente, gerente corporativa de Sistemas, destaca la importancia de comprender los objetivos del negocio y trabajar en conjunto con la dirección para evaluar la situación actual de la infraestructura tecnológica, identificar fortalezas, analizar oportunidades de mejora y cerrar brechas. A partir de esta evaluación, se generan iniciativas tecnológicas y proyectos que se integran en un plan anual, alineado con la planificación estratégica de la organización.
En 2020, el Grupo CID implementó el sistema completo JD Edwards v.9.2 de Oracle para integrar y automatizar toda la cadena de producción y las principales funciones de negocio, como compras, importaciones, manejo de almacenes, producción, calidad, ventas y distribución. Mónica Lafuente, señaló que fue un reto importante pues tuvieron que unificar las operaciones de cinco compañías del grupo, integrando todos los aspectos desde la adquisición hasta la distribución en una sola plataforma. Antes de la implementación, el grupo operaba con servidores y plataformas diferentes para compras, facturación y producción, etc.
Previo a la adquisición e implementación del ERP, se realizó un análisis exhaustivo de las herramientas que podrían aplicarse al negocio, evaluando tanto su costo como su compatibilidad con las necesidades de la empresa. Con un análisis de retorno de la inversión (ROI) determinaron la viabilidad y factibilidad. Para Mónica Lafuente, en este tipo de proyectos es importante conocer y entender las necesidades y objetivos de la organización.
Este proyecto tuvo una duración de 8 meses y contó con la participación de un equipo de alrededor de 50 personas, aplicaron la metodología de trabajo de Oracle junto al proveedor seleccionado. “Debido a que debíamos integrar cinco compañías, fue necesario alcanzar consensos, definir procesos estándar y adoptar las mejores prácticas”, indicó la ejecutiva.
Además, señaló que trabajaron por áreas, definiendo líderes estratégicos para cada una, lo que permitió abordar de manera esquematizada las etapas del proyecto. “Se cubrieron etapas como las pruebas unitarias y de integración para garantizar que cada componente del sistema funcionara correctamente y se integrara sin problemas. El proceso de transición incluyó la migración de datos, la creación de nuevas plantillas para cargar la información al sistema”.
El nuevo sistema ERP fue implementado un mes antes de la pandemia, lo que les permitió a la compañía enfrentar la situación de manera adecuada sin tener que detener sus operaciones y adaptaron rápidamente al trabajo remoto utilizando la nueva plataforma.
Mónica Lafuente destaca un punto importante en el proceso de implementación: la validación del software para el cumplimiento de las normativas de BPM (Buenas Prácticas de Manufactura) Anexo 4 del ARCSA, que se basa en las Normas GAMP5 GAMP 5, Good Automated Manufacturing Practice, una guía para el cumplimiento de normas de validación de sistemas computarizados en la industria farmacéutica. Este proceso de validación fue realizado por una compañía externa, que se encargó de verificar la integración, funcionalidad, rendimiento y usabilidad del sistema, verificando que todo cumpliera con los estándares requeridos.
Actualmente están trabajando en mejoras e implementando nuevas herramientas. “Sobre la base integrada del sistema ERP, de clase mundial, hemos comenzado a implementar robots para estructurar información no estructurada, mejorando la generación de bases de datos, reportes y otros procesos”.
Para Mónica Lafuente, gerente corporativa de Sistemas del Grupo CID, las buenas prácticas luego de la implementación de un ERP se resumen en los siguientes aspectos:
- Establecer objetivos claros y un enfoque bien definido para guiar todo el proceso de implementación del ERP
- Capacitar tanto al área de IT como a los colaboradores sobre el uso de la nueva herramienta.
- Reconocer el impacto que la implementación tiene en los usuarios y trabajar en su compromiso.
- Capacitación continua para asegurar la adaptación y eficiencia en el uso del sistema de los colaboradores
- Facilitar la adaptación de los colaboradores al nuevo sistema, apoyándolos durante la transición para minimizar la resistencia y asegurar una adopción exitosa.
- Identificar y designar usuarios clave en cada área de la organización para que actúen como referentes y puedan resolver dudas o problemas dentro de sus equipos.
- Establecer una comunicación continua y directa con los usuarios, proporcionando un soporte técnico eficaz después de la implementación.