Las áreas financieras requieren herramientas de apoyo para la ejecución de actividades, seguimiento y medición, de tal manera que las organizaciones inviertan mayor tiempo en el análisis de los datos que en la generación o procesamiento de los mismos.
Para Paola Gavilanes, Gerente de Finanzas, Comercial y TIC del Oleoducto de Crudos Pesados, OCP, las herramientas han permitido tener información financiera confiable y oportuna para facilitar el análisis interno, generar indicadores y reportes, proporcionar información a accionistas, entes de control, partes interesadas, etc. “La información de presupuesto, seguimiento y proyecciones es de conocimiento y uso de todos los responsables de procesos y colaboradores dentro de la organización permitiendo su ágil gestión y toma de decisiones”.
El área financiera del OCP utiliza soluciones para la generación de reportes financieros, monitoreo del cumplimiento de indicadores de liquidez, capital de trabajo, rentabilidad, elaboración y ejecución de presupuesto, forecast, entre otros. Gavilanes señala que toda la información es alimentada en un sistema contable, financiero, integrado y confiable, vinculado con un BI organizacional que genera resultados con calidad, y además permite identificar oportunidades de mejora.
La ejecutiva menciona que la plataforma tecnológica de la institución está en constante revisión y actualización para atender las necesidades propias de la organización y de las partes interesadas, tanto externas como internas.
Señala que han trabajado en la generación de indicadores adicionales, la automatización de documentos de trabajo y la actualización de los procesos requeridos por cambios en la normativa y requisitos definidos por los entes de control.
Con un ERP implementado en 2002 y actualizado constantemente, han realizado integraciones para garantizar la adecuada transmisión e integridad de información y
Mantener un proceso financiero centralizado. La plataforma de BI obtiene información del ERP y de otros sistemas entregando a los usuarios acceso a información de manera fácil y entendible. “La implementación de herramientas como BI ha permitido optimizar procesos, liberar tiempo y dedicarlo al análisis para una ágil gestión. Los colaboradores pueden visualizar de manera clara y oportuna los recursos asignados, su ejecución y proyecciones”.
El área de TI de OCP participa activamente en la adopción de soluciones tecnológicas, trabaja de la mano con los usuarios funcionales desde el análisis de necesidad, elaboración del alcance del proyecto, implementación, puesta en marcha de la herramienta, actualizaciones y mantenimiento de las mismas.
“El rol de TI es vital en la definición de las alternativas tecnológicas y procesos para la consecución de los objetivos organizaciones”.
Para Paola Gavilanes, las herramientas deben tener un propósito bien definido y tienen que estar en constante monitoreo y control para buscar oportunidades de mejora. Así mismo deben ser flexibles y estar alineadas al constante cambio que viven las organizaciones.