El Colegio Americano de Quito es una institución educativa con 80 años de historia. Actualmente, cuenta con 2,240 alumnos desde nursery hasta sexto curso. Es una institución mixta, privada, laica y sin fines de lucro, acreditado por Cognia y el Ministerio de Educación del Ecuador. Además, tiene reconocimiento de la Organización de Bachillerato Internacional, ofrece el programa de Educación Primaria, Programa de Años Intermedios, y el Programa del Diploma.
El área de IT cumple un papel fundamental en la operatividad de las organizaciones. Nuestro objetivo dice Karina Soria, Gerente de Tecnología del Colegio Americano de Quito, es contribuir, apoyados en tecnología, en la eficiencia de los procesos. Y en este proyecto en particular, cubrieron las necesidades de varias áreas: el departamento médico, seguridad y transporte y el área académica que requería una herramienta para identificar casos de riesgos de Covid. “Esta aplicación permite a las áreas involucradas tener la información necesaria en tiempo real aportando de manera significativa al retorno seguro de estudiantes y el personal”.
Lo más crítico a la hora de desarrollar la propuesta técnica fue la cantidad de usuarios conformados por estudiantes, padres, profesores, personal administrativo, transporte; y el tiempo corto para resolverlo. “El volumen de usuarios y personas a evaluar no permitía el uso de herramientas de despliegue simple como un sistema de encuestas prediseñado o un Excel, y con la confirmación del retorno a clases, anunciado con escaso tiempo, decidimos desarrollar una herramienta a la medida”.
Una metodología de trabajo, organización y herramientas fueron indispensables en el proyecto del semáforo de riesgo biológico. Gestionaron el proyecto con Jira y metodologías Scrum para mantener organizado, tanto el flujo de desarrollo como el de soporte.
Karina Soria, comenta que, para cumplir con los tiempos, seccionaron el proyecto delegando responsables a Juan Fernando Jaramillo en encuestas para profesores y para estudiantes, Josías Vargas en la de profesores, Rita Díaz en el link entre los programadores y el departamento médico. “Realmente el trabajo en equipo fue la clave para el éxito de este proyecto”
Este proyecto que en su momento ayudó a la institución educativa puede ser replicable a gran escala. Para Karina Soria, la idea del proyecto es completamente escalable, el flujo de procesos está diseñado de esta manera, y podría aplicarse a escala país conectando fuentes de datos de algunos ministerios.
Las buenas prácticas luego de la implementación han sido el trabajo colaborativo con el cliente interno, reuniones constantes de comunicación para evitar el desperdicio de tiempo en desarrollos innecesarios, el uso de las herramientas de seguimiento sobre todo en la fase de soporte del proyecto y el uso de estadísticas para medir el proyecto y su impacto.
Proyecto: Sistema de semaforización de riesgos biológicos para el estudiante
Objetivo:
Evaluar de una manera eficiente la sintomatología de cada estudiante y trabajador del colegio, para minimizar el riesgo de contagio, utilizando un sistema disponible en el portal para padres, que permita recolectar información de al menos el 80% de los estudiantes una vez por semana.
Solución
Desarrollo de software de semáforos de riesgo biológico que permita mejorar la recolección y evaluación de las 2600 encuestas realizadas entre personal y estudiantes para definir las acciones para minimizar el riesgo de contagio en la institución.
La idea del semáforo es un esquema que permite indicar al padre de familia, de manera fácil y familiar, si su hijo podía o no asistir a clases presenciales. El envío de las encuestas a llenar se realizaba los viernes y los domingos como recordatorio.
Esta implementación aportó de manera significativa al retorno de clases para mantener a los estudiantes y personal lo menos expuesto a posibles contagios. Debido a una numerosa comunidad fue indispensable contar con un sistema automático, el mismo que aportó a tener un número muy bajo de contagios dentro de la institución.
Beneficios
- El departamento médico realizó un control eficiente de las personas contagiadas
- Los padres de familia accedieron de manera visual y oportuna a información sobre la habilitación de sus hijos al regreso presencial de clases.
- Seguridad sobre el control de medidas de bioseguridad en el colegio
- Acceso eficiente a información en los puntos de acceso al colegio para identificar personal o alumnos con síntomas.
Participantes
- Líder del proyecto: Karina Soria Cueva, Gerente de Tecnología
- Juan Fernando Jaramillo, Programador
- Josías Vargas, Programador
- Rita Díaz, Analista de Sistemas