La Universidad UTE, es una institución de educación superior con 51 años de experiencia, con sede en Quito y Santo Domingo de los Tsáchilas con una oferta académica de pregrado y maestrías, especialidades médicas y odontológicas. Fue reconocida en el puesto 61 entre las 100 mejores de Latinoamérica del ranking SCImago 2021 que mide el desempeño científico.
Nycolai Moscoso, director de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación, señaló que las herramientas implementadas en la institución están alineadas al plan estratégico que consta de seis objetivos estratégicos, 35 metas a largo plazo y 18 estrategias, con una hoja de ruta hacia el año 2026.
Además, comenta que, sobre la base de las necesidades de la institución a nivel académico, financiero, talento humano, innovación e investigación, se definen las herramientas que aportarán a la toma de decisiones de alta gerencia.
Para una adopción de las herramientas, además, de factores de disponibilidad de recursos, el talento humano y elegir herramientas que se adapten a las necesidades, es importante apoyar en la gestión del cambio. “Si involucramos en el cambio a los usuarios que son parte del proceso, escuchamos sus puntos de vista y llegamos a acuerdos, la adopción será más sencilla y conseguirá el empoderamiento de todos los actores”.
Para Moscoso, también es importante analizar herramientas que se ajusten al plan estratégico y cumplir con las necesidades de la organización. Una de las herramientas implementadas y desarrollada internamente es la APP Móvil UTE, nacida de la planificación y participación de docentes y estudiantes.
La APP Móvil UTE, ayuda a registrar la asistencia, procesos de validación de tema tratados, entre otros temas de suma importancia académicos. Al momento, trabajan en nuevas funcionalidades y servicios de manera progresiva.
Con el auspicio de las autoridades de la universidad, así como la participación de varias áreas de la institución, entre ellas, la Dirección de Comunicación, unidad que diseñó una estrategia para socializar la existencia de la APP Móvil UTE, además, se utilizó un código QR para descargar la aplicación, videos comunicacionales sobre las ventajas de la herramienta y para cerrar el ciclo, el soporte técnico para que los usuarios adquieran las habilidades y destrezas necesarias.
Nycolai Moscoso, mencionó que se realizó un trabajo con grupos de usuarios involucrándolos en el proceso como parte de la gestión del cambio. Se realizaron talleres de capacitación personalizados, en los cuales se dieron a conocer los beneficios y las bondades de la herramienta: “Cuando descubrieron las ventajas de procesos dinámicos y sujeto a menos errores, adoptaron la herramienta y se convirtieron en usuarios satisfechos e inclusive son participativos en dar sugerencias para crear nuevas funcionalidades y ajustes”.
Indica que, para impulsar los procesos de adopción e implementación de las herramientas, es importante gestionar el cambio, apoyarse en una matriz de riesgos, dar un adecuado tratamiento al riesgo, involucrar a los interesados de manera activa, saber escuchar sus criterios, llegar a acuerdos, y apoyarse en socios estratégicos como el departamento de comunicación para socializar adecuadamente el proyecto.