En 2015, la Junta de Beneficencia de Guayaquil, empezó un proceso de transformación digital liderado por Héctor Freile, Director de Transformación y Sistemas de la institución privada sin fines de lucro.
En la primera etapa la renovación tecnológica permitió la consolidación del data center, aplicaciones y servicios en la nube integrados a sistemas de comunicación robustos para satisfacer las necesidades de las 18 empresas dedicadas a distintas actividades que gestiona la entidad. Mejoraron las operaciones de servicio de TI, utilizando contratos de outsourcing para el soporte de servidores, red, mesa de ayuda.
Para la operación del negocio trabajaron con EY para valorar los procesos financieros, administrativo y hospitalarios, además, de compras y bodegas logísticas obteniendo procesos estructurados optimizados e indicadores de gestión. “Con ello, cambiamos la forma de trabajar, creando un centro de servicios corporativos donde se integró las áreas de compras, financieras, recursos humanos, bodegas logísticas, seguridad de la información y física y TI para atender a las 18 dependencias de la Junta de Beneficencia”, indicó Freile.
Concluyendo estas fases, trabajaron desde abril de 2019 en el proyecto denominado Prisma para la implementación del ERP SAP/HANA sobre nube privada HEC para los procesos de back office, aunque la idea inicial fue incluir también una vertical hospitalaria, no lo hicieron debido a temas presupuestarios.
El objetivo de este proyecto además de cambiar la herramienta AS/400 que habían utilizado 20 años, fue hacer una actualización completa de la eficiencia y controles de la operación. En el proyecto participaron 200 personas entre consultores, colaboradores de TI y ejecutivos del negocio.
Una de las funcionalidades que se implementó con la herramienta fue el control de compras basada en presupuesto, que facilita la planificación, además, de agilizar los procesos de aprobación que permiten una gestión eficiente de los recursos económicos de la Junta.
Dentro del proceso de estabilización de la herramienta y como segunda fase se está implementando SAP Analitycs Cloud para la reportería donde se simulan escenarios de proyección y pronóstico. Freile menciona que al ser una organización de beneficencia es altamente sensible y es importante que con la información que se dispone se desarrollen tableros que permitan identificar escenarios y estatus de las diferentes variables de la operación.
La implementación de un sistema implica la comprensión del entorno del negocio y la adaptabilidad y cambio mental de los colaboradores. Para Héctor Freile, más allá, del uso y funcionalidades que aporta el sistema, los colaboradores deben reaprender una nueva forma de trabajar. “El cambio ha sido exponencial para todos los colaboradores quienes han tenido que reaprender cómo funcionar con procesos, controles e información de manera diferente”.
Ha sido importante el apoyo de todos los niveles ejecutivos quienes lideraron e impulsaron el cambio. Durante los 132 años de historia de la Junta de Beneficencia de Guayaquil, este es el salto tecnológico más grande de los últimos 20 años, dijo Freile. Señaló que fue una pieza clave para desarrollar el proyecto, el contar con el apoyo de la alta Dirección: Ernesto Noboa, Director de la Junta, en conjunto con Luis Trujillo, Carlos Andrade, Vice Directores y Roberto Tugendhat, Director Ejecutivo. Además, el trabajo técnico y funcional de SAP, el expertise y soporte consultivo de EY han sido de alto impacto estratégico.
El proyecto además, contó con un equipo interno de alrededor de 30 personas del área de Transformación Digital que cubre los requerimientos de las 18 entidades. “Ha sido un proyecto retador, ha permitido que el equipo desarrolle habilidades y una visión consolidada de los procesos para identificar oportunidades de mejora en la operación de los negocios”.
La segunda fase del proyecto Prisma de la Junta de Beneficencia de Guayaquil es el cambio del sistema hospitalario que lo ejecutará en un futuro cercano.
Los sistemas core de la Junta de Beneficencia de Guayaquil están en SAP/HANA HEC sobre la nube privada HANA Enterprise Cloud (Single Tenant SAP).
Alta Dirección, las áreas Financiera y de Compras.