El comité de innovación del BGR presentó a la gerencia un proyecto para incorporar un sistema de solicitud de firma digital y disminuir el tiempo de los proceso de solicitudes de servicios que se hacían manualmente a través de Excel y Word subidos a la intranet.
La solución de firma digitalizada debía ajustarse a la visión empresarial del negocio y considerar la innovación como un generador de valor y ahorro para el cliente interno y externo. Gregory Rendón, subgerente de Innovación del BGR, señala que en la institución diseñaron un concepto de disrupción socializado a los mandos medios. El proyecto llevó 6 meses aproximadamente. El departamento de innovación levantó información de clientes y las diferentes áreas a nivel nacional relacionadas con el proceso de Solicitud de Servicios.
Durante tres meses, realizaron un análisis y consulta al personal de canales, servicio a clientes y a todos los involucrados en el proceso para determinar, en primera instancia, el ahorro de tiempo de atención y tiempo de espera para los clientes, además, del ahorro en papel.
Rendón recuerda que uno de los retos más grandes fue defender el proyecto frene al comité de gerentes, justificando con la solución de firma electrónica, el ahorro para la organización más que el retorno de la inversión. “Cada vez que el usuario requería un servicio se debía ir a la intranet imprimir el documento, llenarlo a mano y firmarlo. Este sistema tenía mucho reproceso”, señaló el ejecutivo
Con la implementación del gestor documental de Xerox, BGR da paso a la solución de firma digitalizada, además, prevén implementarla en los créditos y la apertura de cuentas para lograr también allí, ahorro de tiempo y papel.
Beneficios alcanzados con la implementación
- Ahorro en tiempo del ejecutivo y tiempo de espera del cliente.
- Ahorro de papel. Monetizado en 3600 dólares al año y 296 mil hojas
- En promedio se demoraban 9 minutos y bajó a 2,5 minutos. Siendo el proceso más largo.
- Ahorro por proceso/ asesor, 6 minutos